【辦公桌整理術】要丟還是要留？　設下時限：60秒內決定！

對於工作忙碌的香港人而言，辦公室就是戰場，要有效率完成工作，辦公桌的佈局起了決定性作用；辦公桌最能反映人物個性，如果過於凌亂，除了影響工作，還會影響上司評價。
日本「辦公室整理術始祖」、辦公室效率化專業顧問壺阪龍哉，整合多年整理術經驗，撰寫《成功人士這樣整理辦公桌》一書，提出「捨、活、續整理術」，教導打工族提升工作效率，進而全盤改變人生。
整理辦公桌首要是丟掉無用的文件，為免因「難離難捨」而浪費時間，作者提出必需設定時限，即在60秒內作決定眼前物品的去留。此外，他亦建議利用月曆卡、手帳及便條來製作「管制塔」，方便管理行動及時間，好讓一回到辦公室便可立即投入工作。

以下是《成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半》的節錄內容：

工作上有許多時候，都需要我們瞬間做出判斷，「捨、活、續整理術」也是一樣，為了要丟還是要留而猶豫不決，就是浪費時間。本書為判斷「要丟還是要留」設定了一個底限，就是60秒。
    
有人或許會認為限時60秒太短了。但是，如果以大家所熟悉的電視廣告為例，大部分的電視廣告，基本長度是15秒鐘。15秒感覺上好像很短，但這15秒鐘中不但有起承轉合，還大大宣傳了商品特色。只要15秒就可以喚起觀眾「購買」的欲望，效果驚人。

沒錯！所以我們只需要15秒鐘，就可以做出決定。

我之所以將時間設定為60秒，是因為區分文件時，有人會對一些老舊文件依依不捨，甚至拿來再讀一遍。

當初花心血蒐集的資料、曾經獲得主管好評的報告等，都很容易讓人產生特殊情感，所以難以割捨的心情，是可以理解的。

但是，因為「留戀」、「猶豫」而延誤到整理作業，可就傷腦筋了。因此，請大家給自己做決定的時間，設下一個60秒的底限。

只要逼自己在60秒內做出決定，就沒有時間猶豫，而且習慣之後還會越來越果決、越丟越上手，所以大家不必擔心時間太少。

想要提升工作效率，你最好擁有能夠統一管理時間和行動的「管制塔」，這個「管制塔」包含3項工具：

一、能夠一覽年度預定事項的年曆卡。
二、手帳。
三、工作便條。

要好好運用這3項工具，才能更佳活用手帳。也就是說，只要將這3項工具合併運用，管理時間的能力就會大幅提升。接下來，我就介紹這3項工具具體的使用方法。

年曆卡
使用年曆卡，有3個好處：

一、方便在一年之初，一邊看著各月、各週的時間，一邊填入一年的計畫或各種預定活動。

二、隨著行程的填入，可以擁有滿滿的充實感。

三、除了可以根據過去的實際成績，擬定更詳細的執行計畫，也很容易做修正。

你可以自己製作年曆卡，也可以把現有的年曆卡放大尺寸列印使用。一般來說，年曆卡最好要有A3大小，使用起來才方便，因為只要瞄一眼，就能掌握52週的時間，非常適合用來一覽長期的預定工作。

具體的行程，只要照著以下3個順序來填寫就可以了：

－年初就確定的公司與業界活動（展覽、派對、公司尾牙等）。
－教育訓練或出差預定。
－下個月到下3個月之前的預定行程。

手帳
讓年曆卡上的年度預定行程更具體化的工具，就是手帳。就如同我在前面所說的，要把工作和私事都一起寫進去。寫的時候要掌握一個重點，就是只寫事情（行動）和時間。

工作便條
再進一步讓手帳更具體化的工具，就是工作便條。只要把工作便條想成是補全手帳的工具，大家就會更容易明白了。
想要提升工作的效率，非常簡單—在前一個晚上，就先列出翌日要處理的工作事項清單，光是這個動作，效果就非常驚人。

此外，你也可以用工作便條，製作防止工作出錯的「防止錯誤一覽表」、彙整和工作相關素材的「點子一覽表」等。為了讓腦袋保持清爽，請靈活運用工作便條。

作者：壺阪龍哉

日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。
    
40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

出版社：大是文化 

《香港01》獲出版社授權轉載，標題為《香港01》編輯所擬。