【自我管理】將To Do List升級 以Could Do安排工作緩急次序

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給別人看低的感覺很差,但更糟的是連自己也看低自己吧!望着自己每天親手寫出來的to do list,10個項目有一半是完成不了的,那刻還可責怪誰?

寫to do list的原意本來不是要令自己更感失落,若然覺得這樣列寫工作的方法幫不了自己,不如試試在表上增設「could do」一欄,看看有沒有幫助。

List得低,做唔哂,唔怪自己可以怪邊個?(文耀倫攝)

To do與could do有什麼分別?單是比較話語上的意思已可感受到吧!To do,某程度上似是一種命令,轉換成說話就是「做啦你!」,沒有商議餘地;could do就不同,意思就像「你搞得掂嘅」,集合勉勵、信任與體諒的意思在一起,聽落多少有些輕鬆一點的感覺。

不少打工仔覺得to do list對自己計劃工作的幫助不大,覺得它只是一個工作清單,只會愈寫愈長,又無從入手,結果愈看愈灰心。倘若如此,不如嘗試在to do list上增設「could do」一欄,將輕重、緩急的工作分得清楚,或會令工作計劃變得比較清晰。

如只是純粹把每日工作列寫出來,就無法將各工作排出緩急輕重的次序,令人無從入手。(文耀倫攝)

將工作分為必需在當天完成的「to do」與可選擇在當天完成的「could do」,然後先做到「to do」,再有能力的話就連「could do」也一併處理。(文耀倫攝)

簡單而言,could do欄就是一個給予自己選擇權的機會,打工仔可在這欄裏寫下不急於即時處理,但要是能在當日完成就更好的工作項目,並鼓勵自己要盡量完成,但如大家無法在當天完成也無須自責,因「could do」是備有延後處理的空間,大家可按實際狀況,彈性地安排工作先後處理的次序。以下是一個例子:

有一份文件要在3日內完成……

第1天
可將這工作填在「could to」一行,嘗試抽空處理;

第2天
如在第1天未能完成,仍可將它填在「could do」一行,盡力將它完成;

第3天
因工作限期已到,要將它填在「to do」一欄裏,並需在這天處理這工作。

填寫could do list的好處,就是讓大家在當日有權決定「做」還是「不做」,目的在於協助自己管理時間與工作壓力,好令本是無從入手的狀況變得具體。不過特別一提,要是大家把它視為延緩處理工作的藉口,這就不值得鼓勵;如發現自己有經常將工作一再推延,甚或令事情不了了知的習慣,更應要反思自己在策劃工作與執行決定的過程中有哪些需要改善的空間。

要做個有上進心的打工仔,應期待自己每天能把「to do」與「could do」的每一項都完成。早點建立有效自我管理的方法,並給予適當目標與空間讓自己發揮,假以時日,大家應能練出一式屬於自己的「職場效率心訣」。

用Sticky Note一樣得!

若覺得每日已在填寫無限張表格,厭倦了再用to do / could do list來計劃每日工作的話,用具黏貼能力的便條亦可。打工仔們只需預先將sticky note按顏色排列處理先後次序,然而按緩急程度將工作填寫在相應顏色的便條上,並貼在水松板、牆壁或桌面,就可輕鬆地將手上工作狀況呈現出來。每早用10分鐘左右貼上這些sticky note,並以在放工前以將它們統統撕下為目標,相信大家會逐漸在職場上找到一點滿足感!

以此圖為例,按紅、橙、深黃、淡黃4色代表最緊急至無時限,然後將相應的工作項目寫在各顏色的sticky note上,就可知道哪些項目要優先處理的to do,哪些項目是慢慢處理也不遲的could do。(文耀倫攝)



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