【勁葡萄】太古坊擁最美辦公室! 員工親手設計:公司冇獨裁者!

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Open Office越發常見,其好處有促進溝通,壞處卻有嘈音多、越坐越逼。然而,化工企業科思創(Covestro)香港今年4月搬入的開放式辦公室卻尤其與眾不同,強調「零工作檯」,員工可以四處坐。更特別的是,office的選址、裝修都由員工主導,以員工為依歸,結果是一個無與倫比、以員工為本、體現尊重與自主的空間。

入到科思創開放式辦公室的第一感覺就是「好靚」!除了外表奪目外,它還有兩個內在特別之處:1) 零工作檯理念 2)諮詢、設計由頭到尾都以員工為依歸,由員工主導。(受訪者提供)

按大圖觀看科思創3C式開放辦公室的環境及如何以人為本:

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透過新Office體現新文化

科思創曾經在Bayer拜耳集團(打工仔未必聽過它的名字,但其最著名的產品阿士匹靈絕對每人都用過)旗下營運80年,於2015年才獨立出來。80年來積累的舊文化是如此強大,改變是如此困難,怎樣才能突破並確立新公司、新文化、新價值呢?碰巧,適逢辦公室租約到期,有甚麼比新環境更能帶來文化上的改變呢?科思創(香港)董事總經理賀福瑞(Samir Hifri)指出:「人們在辦公室的時間比在家還要長,沒有地方比辦公室再能體現新文化、新價值了。」

科思創新辦公室採取了全新的3C式開放設計,秉承「零工作檯」的意念,最為特別的是,與一般公司的做法相反,整個裝修過程都由員工主導,以員工為依歸。為甚麼當初會選擇以員工主導是次辦公室設計呢?原來因為他們想把新文化:Courages、Curious、Colourful 這 3C 融入辦公室環境,而最清楚的往往莫過於來自身邊人——員工。

賀福瑞提及為了配合「零工作檯」,除了前台,所有員工都沒有座機,改配藍牙耳機。耳機有幾種款式選擇。同事撥內線、家人打手機都會連接至耳機。(曾凱茵攝)

同事可透過內聯網發訊息、打電話,為此強勁的網絡及IT部門必不可少。賀福瑞十分欣賞自家IT部門的設計和服務。(曾凱茵攝)

諮詢長達18個月 從選扯到室內設計皆由員工主導

從諮詢到搬遷日長達18個月,頭六個月為選址期,中間六個月為室內設計期,最後三個月是裝修期。從最開始的選址,科思創已經以員工為依歸,請員工把一系列地點排序,選出最想工作的地點。當時排名結果,原來員工最想工作地點的第一名是銅鑼灣,但由於價錢、場地空缺等因素,最終選擇了太古坊。當中過程體現了對員工的重視及尊重。從投票排名到拍板落實,當中歷經看樓盤、衡量成本、爭取內部批准、與地產商談判及簽合約,總共耗費了六個月。

到了室內設計期,員工主導的理念進一步發揚光大。為了吸收多種意見,科思創每個部門都派出一、兩位代表組成「The Change Team」,隊中既有已在公司超過二十年的老兵,也有剛入職幾年的新仔,與設計師商討辦公室如何設計才最有利於員工。設計師會根據一些基本指引提出設計方案,「The Change Team」就此給予意見,「更多會議室、喜歡哪種顏色、地毯用深色淺色」等等只是旁枝末節,部門代表還可以建議設計大方向。

按大圖觀看「The Change Team」建議設計方向的例子:

賀福瑞以商業部舉例說明:「當客戶來到一間化工公司的辦公室時,他們會看到門口有產品陳列櫃,但我們沒有,因為產品已經融入在每一件家具、燈及地毯中,整個辦公室就是活生生的大型展示櫃。這是科思創Open Office的又一個獨特之處。」(受訪者提供)

思維改變最困難? 習慣有曲線 適應需時間

整整18個月中,哪一部分最困難呢?是溝通嗎?還是空間改變?賀福瑞認為都不是,思維改變才最為困難。當初他忍不住懷疑:「有些員工習慣了20年來都有私人空間,他們會有足夠的勇氣及好奇心來擁抱改變嗎?」幸運地,搬進新址幾個月以來,「團隊氣氛都非常正面,可謂一個理想的新開始」。

然而,僅僅幾個月時間尚未可下定論,改變是漫長的旅程,適應總需要時間,速度亦因人而異。賀福瑞就覺得第一星期非常困難,「過去我像機械人般直接到私人房間,那星期需要開始與人交流。」同樣,企業傳訊總監陳佩恩(Cynthia Chan)與其他同事聊天時也發現到「習慣的曲線」,「最初是拒絕,然後是生氣,抱怨不方便,但現在都非常享受」,但她本人很容易就適應了新環境:「只要有WiFi,我四處都能工作」。

Cynthia負責公司通訊,只要有WiFi隨時隨地都能工作,但她最喜歡安靜、可專心工作的圖書館。(曾凱茵攝)

開放式辦公室有助溝通、靈活性強 員工主導享尊重自由

科思創不惜工本建造的3C式開放辦公室,過程中吸納了大量員工意見,到底於實際運作中帶來好處呢?陳佩恩認為有助促進溝通:「以前有兩層,我做了七年,坦白說,很多人都不認識,但現在可以認得面孔,在儲物櫃Say Hello。而且有時在Work Café坐同事旁邊可以知道公司的大小事情。」

亞太區信貸管理總監謝廣信(Andy Tse)最喜歡這個Lounge,只要把隔壁會議室的牆壁升起便可組成一個超大的活動空昌,用途多樣,加上公司每星期都會舉辦不同活動(fitness training、非洲鼓等),可以進行很多活動和訓練。(曾凱茵)

亞太區信貸管理總監謝廣信(Andy Tse)是搬遷日第一個到新辦公室的員工。他還記得第一眼的感想是好驚喜好吸引:「360度都能看到海景;比起從前,新辦公室的靈活性大,設計有國際香港特色兼具,顏色豐富。每人的儲物櫃都用電子卡開關,非常方便。有了內聯網,就算坐在不同位置也很容易找人。聲浪大就去會議室。文具和文件夾周圍都提供,無需四周找。」

賀福瑞表示:「由員工主導辦公室設計,自主決定怎樣、哪裡工作,固然有助團隊溝通、合作,更重要的是我們沒有獨裁者話哂事,把自主(Autonomy)交給員工,就是在給予自由及尊重於員工。」

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