【職場技巧】過度依賴淪為病態 Excel病惡果:試算表變垃圾筒…

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有一個歷史相當悠久的軟件,簡單易學,能滿足大多數人對電腦運算能力、資料處理的需要,除了最初的設計用途,如今被濫用在很多不同用途上, 聰明的你,應該知道我想說的就是試算表(Spreadsheet),其中最多人用的當然就是Microsoft Excel。

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撰文:Tecky Academy

其中最多人用的當然就是Microsoft Excel。(網上圖片)

乍看之下,Excel與Word及Powerpoint分別不大,都是作為Microsoft Office三大常用軟件,但其實有很大分別: Word最適合的當然是撰寫文件,寫學術論文、鱔稿,或是一封簡單的辭職信,使用Word都是最適合不過的。 Powerpoint則是作簡報才有, 間中亦有一些人用來作其他用途(例如繪圖動畫),但絕大多數人,如果不是要做簡報的話,決不會無故使用Powerpoint。

Excel與Word及Powerpoint分別不大,都是作為Microsoft Office三大常用軟件。(資料圖片)

Excel與上兩者不同在於,任何一個不諳編程的普通用家,只要有任何儲存結構式資料(structured data),或者有任何計算需要,第一時間浮進腦海的必然是Excel。Excel最初設計為試算表,本用作數據分析、數字計算,作簡單圖表而已。但隨着大眾對儲存結構式資料的需求提升,Excel竟然出人意表地多了許多用途: 項目計劃管理、時間表製訂、公司零用錢管理、公司倉儲管理等等,總之任何可以寫成一個表(Table)的資料,大家都自然會將資料放到Excel裏面去。我遇過最為誇張的情況,是用Excel作為資料庫遷移(Database Migration)的管理,也就是用Excel 做一個資料庫,來為資料庫儲存資料,相當滑稽。

用Excel 做一個資料庫,來為資料庫儲存資料,相當滑稽。(網絡圖片)

問題來了,Excel不是為了作為資料庫而設計,而大家將Excel用成了資料庫,然後連微軟自家推出的Access也不敵敗走,難道不是証明Excel非常適合作為資料庫使用嗎?

其實不然,亂用Excel的,往往都發展出一套機構外的人,那些人無法理解的資料處理方式。資料庫儲存資料,是以有系統及方便讀取為前題,胡亂將所有資料都放到一個Excel檔案中,充其量只是製造了一個資料垃圾筒。

有些公司用Excel用上了癮,萬事萬物皆用Excel解決,這種情況,我會稱之為Excel病(Excel Syndrome)。

萬事萬物皆用Excel解決,這種情況,我會稱之為Excel病(Excel Syndrome)。(資料圖片)

Excel病的特徵,在於相信所有問題都可以用加一個Excel去解決。

想知道你工作的地方有Excel病嗎?如果每一次解決問題的方法,都包括了加一個Excel檔案的話,很不幸,你工作的地方已罹患Excel病!

Excel病的特徵,在於相信所有問題都可以用加一個Excel去解決。(gettyimage/視覺中國)

Excel病的影響(按圖了解):

1. 【Excel速度會隨資料量上升顯著減慢】Excel作為一個試算表,每一次更新都會重新計算格內的數值,隨著數據量上升,每一次更新所須的計算愈來愈多,因此速度亦愈來愈慢。更甚者,有一些Excel檔案動輒數十MB,老舊一點的電腦光是開啟就要花一段時間,遑論再在上面工作。

治療Excel病

治療Excel病是一個長期的過程,Excel的方便往往令大家抵受不住誘惑,又重新將資料放進Excel中。要徹底根治Excel病,在於接受Excel是一個試算表,最適合依然是數據分析、數字計算,作簡單圖表。

1. 要做項目計劃管理,請用Jira、Trello、或Monday等專用項目管理軟件。

2. 要做時間表製訂,請用Google Calendar等月曆軟件。

3. 要做公司零用錢管理及倉儲管理,請用專業會計軟件如Xero或Zoho等。

4. 要做數據庫遷移、要寫代碼,請用Git管理。

祝大家早日康復!

要徹底根治Excel病,在於接受Excel是一個試算表,最適合依然是數據分析、數字計算,作簡單圖表。(gettyimage/視覺中國)

【編按:文章題目為編輯所擬,原題為「有一種病叫Excel病」​】

(文章純屬作者意見,不代表香港01立場。)

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