【Email Template】寫Well-Received係錯? 必學8招商用電郵知識

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不少打工仔撰寫電郵時慣用Dear開頭,Regards結尾,收到email時就用Well-received with thanks回覆,但原來這竟全是港式英文,與外國公司打交道時用不得?

本文就盤點幾個撰寫business email的注意事項,學懂了,以後回覆別人的電郵時也不怕尷尬!

Well-received with thanks、regards、urgent……原來在外國人眼中,以這樣的英語回覆未算最好?(視覺中國)

雖說不少港人都堅持抱有「捍衛廣東話」的精神,但一回到職場,就算明知同事、上司、合作夥作或客戶是土生土長的香港人,都仍習慣堅持以英語撰寫email作溝通。

正所謂 「common language makes good communication」,彼此都以港式英語溝通當然沒問題,但若然是用一樣文法及語句跟以英語為母語的人士對話,則可能令人不明所以或感尷尬。以下就是八個港人以英語撰寫email時的常見謬誤,最好還是別再錯下去吧!

撰寫商業電郵8個技巧(按圖了解):

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1. Well-received with thanks  ≠  已收到

收到人家發送來的電郵,不少打工仔會慣常回覆一句「well-received with thanks」,代表自己已接收了該電郵。加上 well 字,似是懷着感恩之心給予回覆,但其實這句話在外國人眼中卻是頗尷尬的,因為據 Collins Dictionary指,「well-received」並不是指「已讀」,而是 「having been greeted or reviewed with approval」,多用於演講或書籍收到很好反應時的回應。

如以這句話回覆工作用的電郵,對別人而言就顯得相當怪異,因為 「well-received」似乎暗示着「我充分認同你(公司)的觀點」,而不是傳遞「我已收到」的意思。

其實,如果想表示「已收到」,簡潔地以 「Well Noted」、「Noted」甚至是最平凡的「Thank you」已行。

2. 慎用 Thanks for your attention

很多打工仔常在電郵末段加上一句 「Thanks for your attention」作結,以感激別人花了時間閱讀整篇郵件,然而這份感激實難令外國人感共鳴,因為 「attention」一字其實只適用於對方曾為你的項目耗費過心思,或曾幫你解決過困難的情況,例如:網購一直下不了訂單,郵件聯繫客戶服務人員協助解決問題,而如果你想在郵件裏表示感謝,就可以使用「Thanks for your attention.」

但如果只是普通的商業往來,就無需多謝對方費時閱讀郵件,這時一個萬能的 「Thank you」已可代替千言萬語的感謝。

誤用不當詞彙或語氣跟別人在電郵上溝通,可能會造成尷尬。(視覺中國)

3. Best/Regards

很多人經常在電郵下款以「Best」或「Regards」作結,這並沒大問題,只是還未夠正式。在英文世界裏,最正式的寫法是「Sincerely」,然後才是「Best/Best Regards」,如想表示親暱則可用「Cheers」。

4. 第一次聯絡才用Dear

在英文世界裏,「Dear XYZ」作為最正式的用法,多是在跟商業夥伴初次聯絡時才使用,如已有長期商業來往的話,「Hi/Hello」會比「Dear」親切得多。另外,愈來愈多新興企業都喜歡以「Hi」作上款,這可拉近與員工的距離,也能表現公司較友善的企業文化。

5. 用Time-Sensitive代替Urgent

商業郵件往來重在簡單清晰,尤其外國職場慣有heavy email culture,過於冗長或委婉的內容只會讓訊息淹沒在茫茫郵件海洋之中。如需對方即時給予回覆,使用「Time-Sensitive」會比「Urgent」來得地道許多。

6. 避免無謂回覆

若不想在傾妥事情後再收到Thank you或See you then等「One Line Response」,可直接在郵件中標明「no reply necessary」,避免尷尬。

7. 盡量保持只得一個主題

電郵實際上是一個簡潔版的信件,因此內容不宜過長,亦建議每個電郵只集中討論一個主題。主題過多不僅要對方花費更多時間閱讀,也容易令主次顛倒。另,內容也不宜過於深刻或幽默。

8.  最後再加寄件地址

郵件寫完再加對方郵件地址,可以proofread之餘,也有利於避免寫到一半就手滑點擊發錯的現象。

若急需對方回覆電郵,單靠Urgent一個字未必足夠吧!(視覺中國)

以上即是一些寫工作郵件需要注意的事項,尤其和外企進行郵件來往時候,一個適當的措辭與地道用法既有利於體現你的專業性,又可以很好拉近雙方的距離,從而提高工作洽談成功的機率。何樂而不為呢?

(資料來源:Wikihow.com)

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