【Google Sheets教學】多人用易混亂？即學Note、Comment使用方法

Google Sheets其中一個優點是它可於線上使用，讓多位同事可一同修訂文字，令工作流程更添效率。
人多當然好辦事，不過愈是多人參與修訂，便愈容易出現誤會或混亂，反而拖慢了工作流程。要避免出這些狀況，打工仔便要懂得使用附註（Notes）及註解（Comments）兩大功能。

在Google Sheets中，附註、註解是兩種功能，單看中文，讀者未必知道兩者有何分別吧，但對照英文版，前者用於作筆記重點的Notes，後者用作討論的Comments，差異一目了然。

1. 插入/編輯附註（Notes）

其實Notes與Comments在版面上的樣子差不多，亦一樣可在指定儲存格旁加上備註，兩者分別在於：Notes不會顯示輸入者的姓名，但Comments會。

要在指定儲存格中插入/編輯附註，快捷鍵組合就是【Shift + F2】。如圖所示，輸入快捷鍵後，儲存格的右上角便會出現黑色的迷你三角形，格旁亦會出現一個懸浮方框，用戶可在方框內輸入文字以作筆記或標註。

2. 插入/編輯註解（Comments）

Comments的格式與Notes相似，不過它的用途是要方便多位用戶進行討論，因此在插入或編輯Comments方框時，有留言的用戶，他們的名字都會顯示出來。

與Notes不同，插入了Comments的儲存格，右上角會以彩色的小三角形作標示，而在指定儲存格插入或編輯註解，它的快捷鍵組合是【Ctrl + Alt + M】。

另外，如想方便使用Comments這功能，還可以掌握以下四個快速鍵。

使用Comments的四個快速鍵（按圖了解）：

3. 快速設定日期、數字格式

其實除Notes與Commenst外，Google Sheets當然也有一些便捷處理數字的功能。試想，假設你在儲存格輸入了「100」，系統一般來說是不會知道這個「100」是什麼意思，但如你加上「$」、「%」等符號，數字便會有特別的意思。

不過，總不能輸入五十個金額，便要按五十次「$」吧！其實只要運用相關的快捷鍵，便能一次過把指定的數字轉換成需要的格式。Google Sheets支援包括日期、時間、小數、貨幣、百分比和指數的格式轉換，而且這些快速鍵都適用於Excel上。這個功能似是小意思，但能把重覆五十次的步驟一下子就完全，絕對是省時省力的好幫手。

*留意，輸入以下的快捷鍵組合時，先要把輸入法設定為「英文輸入法」，否則無法使用

A. 設定數字格式

Google Sheets能夠把一組數字改為以特定格式顯示，支持快捷鍵輸入的格式有六個：日期、時間、小數、貨幣、百分比和指數，每組對應一組快捷鍵。每一個轉換格式都有注意事項。這六組快捷鍵都能夠在Excel中使用。

B. 插入日期、時間

Google Sheets設有三組快捷鍵，按下之後，儲存格中會出現當前日期和時間，省卻了多次按鍵的功夫。這三組快捷鍵都能夠在Excel中使用。

*留意，輸入以下的快捷鍵組合時，先要把輸入法設定為「英文輸入法」，否則無法使用

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