會議冗長生產力低 變相OT打工仔閉翳 主因歸於開會無方向?

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正當你埋頭苦幹,努力為客人改寫eDM_final_V20的時候,電腦桌面忽然彈出一個小視窗:「距離開會時間尚餘15分鐘」。你只得快馬加鞭,因為你明白開會隨時花上2個小時,不把握這15分鐘把V20扔給客戶,後果只有一個:就是OT!

詩詠,即使你再看,會議也未完啊!(《不懂撒嬌的女人》劇照)

認為開會是浪費時間,甚至因開會而得加班等狀況,可謂是一項「全球性」的職場問題,但如比較香港與其他地區打工仔對開會的態度,便會發現我們在這方面說不定已比別人「落後」。通訊解決方案供應商ShoreTel早前進行了一項調查並訪問了500位香港、新加坡和澳洲的上班族,發現香港打工仔對會議的生產力(productivity)評分是三地之中最低,只有2.66分(4分最高)。說得仔細一點,就是有超過3分1的香港打工仔認為開會是「完全沒用」或只是「略有用途」,亦僅有11%受訪者認為會議的生產力是「非常高」,換句話說,即有差不多9成打工仔認為開會的生產力是很低!

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生產力低的意思,不僅指會議進程與所得成果不合符經濟效益,更是代表開會浪費掉大家正常的辦公時間。據上述調查結果所指,原來有30%香港打工仔表示自己曾試過「只有部分時間是投入在會議中」,皆因他們得抽空處理包括查閱電子郵件及收發短訊等工作(亦有16%員工會因私人事務而分心),倘若閣下被冗長會議拖慢工作進度?別苦惱,OT吧!

日以繼夜、夜以繼日,並非一個良好的會議態度。(視覺中國)

會議亦需「減肥」

其實冗長而無效的會議就如體內累積多餘脂肪似的,美國早前亦有一類近的調查,指一個專業人士每個月要開60次會議,但超過90%受訪者表示在會議中發白夢,有近40%人甚至曾在會議中睡着。要幫「痴肥」的會議瘦身,美國商業暢銷書作家Ian Altman就分享了3招令會議變得有意義的心得:

1. 「傾」,not「匯報」
會議的用途是「決策」,而不是向同事匯報你上星期做過什麼,若把會議的時間縮短一半,而令員工更專注於所需討論的議題,將更顯成效。

2. Hi-Tech方法賺時間
愈近放工的時間開會,員工便愈難集中精神;同事遲到亦有可能令會議延遲召開。利用一些通訊科技,令身處不同地方的員工也能即時參與會議,便能省卻通勤和等待時間。

3. 中point,少廢話
直接篩走對會議沒貢獻的項目和資料,集中討論重要題目,並在會議最後提出關鍵決定,推進事務的發展。

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沒agenda 如沒GPS便駕駛

另外,開會前準備不足亦是一大問題。ShoreTel的調查指有75%香港打工仔在開會前不常準備議程(agenda),顯然與新加坡的42%及澳洲的54%有段差距;有近30%人士指需要花11至15分鐘設置會議通訊設備,以1年作計算,全年便需額外多花50小時在這些準備工夫上。「若沒有預先制定議程大綱,會議便會缺乏明確方向,就像沒有GPS或地圖的公路旅行。除非你非常幸運,否則只會徒然浪費很多時間,換來一個沒有結果的會議。」ShoreTel亞太區副總裁及董事總經理Frédéric Gillant如此說,並向各位受「無效會議」之苦的打工仔提供一些建議:「預先制定議程大綱並發送至與會者,再採用可促進生產力的工具,例如使用通訊方案中的議程規劃功能吧!」

(資源來源:ShoreTel、Forbes)



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