【周報】立法會檔案館專業管理 行政機關可借鏡?

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作為香港的立法機關,立法會需要處理的文件和檔案數以萬計。2011年成立的立法會檔案館,擔起議會檔案管理的重責。短短七年,立法會檔案館已成為國際間首屈一指的檔案管理機構,議會內部需遵守嚴格的檔案管理政策,同時亦釐定條款,保障公眾可透明和公開取用檔案。立法會總檔案主任蔡長貞指出,保存檔案是為了讓公眾使用,否則會失去檔案本身的意義,她又指檔案是最公平、公正且不會說謊。

立法會總檔案主任蔡長貞(左)指出,保存檔案是為了讓公眾使用,否則會失去檔案本身的意義。(張浩維攝)

檔案館位於立法會圖書館之內, 佔地雖然不大卻五臟俱全。檔案館由專業的檔案學者管理,儲存檔案的檔案庫設有24 小時嚴格的溫度和濕度控制,規定室溫需保持於攝氏17 度和相對濕度45%,同時配備耐火的外牆和大門,以及無毒的七氟丙烷氣自動噴灑滅火系統,確保這些記載着香港歷史的檔案長久保存。

遷入新大樓遇挑戰

立法會資訊服務部主管黃麗菁指出,在舊立法會大樓時期,當時檔案管理未如現在般完善,歷史檔案只是保存在圖書館的儲存庫;隨着政府決定興建新政府總部和立法會大樓,立法會引進專業檔案管理出現了契機。黃麗菁憶述,引進專業檔案管理的決定當時得到立法會行政管理委員會的支持,於是,新立法會大樓便增設了設備完善的檔案館。

2011 年,立法會遷入位於金鐘的新綜合大樓。蔡長貞憶述,當年把數以萬計的檔案遷入新大樓,也是一個大挑戰。她說立法會當時把檔案和文件運送到位於中環美利道的多層停車場的辦公室,經過檔案館職員處理、撰寫檔案描述和鑑定,再逐步透過設有空氣調節設備的車輛,把檔案運送到新大樓。

儲存檔案的檔案庫設有24 小時嚴格的溫度和濕度控制,規定室溫需保持於攝氏17 度和相對濕度45%。(張浩維攝)

本港行政機關的檔案管理手法備受爭議,每年銷毀大量文件為人詬病;另一邊廂,立法機關的檔案管理卻做得一絲不茍。黃麗菁指,立法會行管會在2011年通過「立法會歷史檔案及檔案管理政策」,職員須遵從指引,確保檔案妥善保存,2014年又制定「立法機關文件及紀錄查閱政策」,保障市民取用檔案的權利。

公眾可申請提早解封

蔡長貞指出,一般檔案的封存期為20 年,一些機密的檔案封存期則為50 年,但在封存期到達25 年時會覆檢,若檔案未到開放期限,公眾亦可向檔案館要求公開,屆時館方會再作檢視,決定是否提早開放,種種規定都是為確保公眾知情權。

檔案館收藏大量具歷史價值的檔案,包括議員捐贈的個人藏品。(張浩維攝)

翻閱立法會的歷史檔案,會發現很多由負責鑑定和管理的職員作出的詳細管理記錄,例如遮蓋涉及個人私隱的部分,職員都會列明原因和時間,證明檔案的真確性。蔡長貞表示,檔案是第一手資料,如此嚴謹的檔案管理,就是為了確保檔案的完整性和真實性,將檔案最真實的一面呈現給公眾。「為什麼這麼嚴謹?因為公眾使用這些檔案,就是相信檔案是真的、檔案是不會說謊的,我們要把它們原原本本呈現出來,所以我們就是Keeper(保管者)和Guardian of the truth(真相守護者)。」

檔案館收藏大量具歷史價值的檔案,例如1844年一份會議記錄就記述了立法局/會逢周三開會的緣起;此外,立法會會議、各大小委員會、專責委員會、議會運作的檔案亦存在館內,例如仍屬機密、調查沙士的專責委員會文件,以至議員捐贈的個人藏品,例如1991年前立法會議員劉慧卿參加首屆立法局直選的宣傳單張、前立法局議員陸恭蕙為對撼林貝聿嘉而設計的競選單張等。倘若沒有專業而具規範的檔案管理,這些影響着香港發展的歷史記錄,恐怕會隨着年代久遠而變得殘缺不堪,甚至石沉大海。

蔡長貞指出,若檔案未到開放期限,公眾亦可向檔案館要求公開。(張浩維攝)

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上文節錄自第127期《香港01》周報(2018年9月3日)文章《立法會檔案館專業管理 行政機關可借鏡?》。

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