【Email Template】延誤Deadline點算好　必學電郵範本安撫兼補鑊

連夜OT（加班）也未能完成海量的工作，當然必須預早跟上司、同事或客戶交代一聲。不過作為一個有責任感的打工仔，單是說一句抱歉並不足夠。
以下的範文將教大家如何準備一封要延遲完成工作的電郵，確保在文中有交代四大要點，令對方獲悉後也會有所打算。

Deadline﹙死線﹚在即，似是趕不上了！怎麼辦才好？海量未完成的項目，在短短幾小時內又豈能突然完成呢？雖然你灰心得很想撒手不管、抓狂或自暴自棄，但更好的方法是發一封電郵讓對方知道你現時的進度。雖然，對方可能會因為接獲延遲email而覺得煩厭，甚至生氣，但比起交出錯漏百出或未完成的作品，還是爭取多一點時間，交出令人滿意的作品來挽回名譽較為好。

交代工作延期的電郵，應要包括以下4項重點，分別是：承擔責任、報告進度、設立一個新的完工日期及確保以後不會再發生。

交代延期的4大重點（按圖了解）：

以下的電郵範文可供有需要的打工仔參考：

即睇範例：

Dear [Boss, Client, or Co-Worker Name],

I’m reaching out because, unfortunately, I won’t be able to submit [project] in [number of] hours as promised. I take full responsibility for underestimating how long it would take, and for not reaching out sooner.

Attached, I’ve included [notes, a rough draft, ballpark figures, or an outline]. While this is not ready to be shared with [team/clients], I want to give you a sense of where it’s headed.

Now that I know how long it takes to [run the numbers/work with this new program/draw conclusions from findings], I feel confident I can have this finished in [extremely realistic amount of time]. I will have the finished project to you by [new time] on [day].

I sincerely apologize for the inconvenience and want to assure you this won’t happen again.

Best,

[Your Name]

當然，若相關工作延期也不會對別人帶來太大影響，那單是用一封電郵知會對方已足夠，但若這次延期是關乎到公司會否損失一個大客戶，那除了寄出電郵外，應還需要以電話或與上司開會作通知。而在追趕新的完工時間時，也最好以電郵向上司報告各階段的進度，好讓他與客戶解釋。

再謹慎地工作，也總會犯錯的機會，要是這回真的是錯在自己，那深呼吸一口氣，坦承過失並努力追趕進度，相信自己可以藉工作的品質來贏回個人聲譽。

﹙資料來源：The Muse﹚

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