【Email Template】延誤Deadline點算好 必學電郵範本安撫兼補鑊

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連夜OT(加班)也未能完成海量的工作,當然必須預早跟上司、同事或客戶交代一聲。不過作為一個有責任感的打工仔,單是說一句抱歉並不足夠。

以下的範文將教大家如何準備一封要延遲完成工作的電郵,確保在文中有交代四大要點,令對方獲悉後也會有所打算。

通頂幾晚都趕唔切!點算好?﹙GettyImages/VCG﹚

Deadline﹙死線﹚在即,似是趕不上了!怎麼辦才好?海量未完成的項目,在短短幾小時內又豈能突然完成呢?雖然你灰心得很想撒手不管、抓狂或自暴自棄,但更好的方法是發一封電郵讓對方知道你現時的進度。雖然,對方可能會因為接獲延遲email而覺得煩厭,甚至生氣,但比起交出錯漏百出或未完成的作品,還是爭取多一點時間,交出令人滿意的作品來挽回名譽較為好。

交代工作延期的電郵,應要包括以下4項重點,分別是:承擔責任、報告進度、設立一個新的完工日期及確保以後不會再發生。

交代延期的4大重點(按圖了解):

1.【承擔責任】承認自己的錯誤,當你主動先認錯,對方會知道你清楚自己犯了甚麼錯誤,而在下次避免重複犯錯。但若你在電郵中怪責其他人或事,對方則會覺得你在這事上甚麼都學不到,更推卸責任而對你反感。﹙GettyImages/VCG﹚

以下的電郵範文可供有需要的打工仔參考:

即睇範例:

Dear [Boss, Client, or Co-Worker Name],

I’m reaching out because, unfortunately, I won’t be able to submit [project] in [number of] hours as promised. I take full responsibility for underestimating how long it would take, and for not reaching out sooner.

Attached, I’ve included [notes, a rough draft, ballpark figures, or an outline]. While this is not ready to be shared with [team/clients], I want to give you a sense of where it’s headed.

Now that I know how long it takes to [run the numbers/work with this new program/draw conclusions from findings], I feel confident I can have this finished in [extremely realistic amount of time]. I will have the finished project to you by [new time] on [day].

I sincerely apologize for the inconvenience and want to assure you this won’t happen again.

Best,

[Your Name]

send完email後就加快工作吧!﹙GettyImages/VCG﹚

當然,若相關工作延期也不會對別人帶來太大影響,那單是用一封電郵知會對方已足夠,但若這次延期是關乎到公司會否損失一個大客戶,那除了寄出電郵外,應還需要以電話或與上司開會作通知。而在追趕新的完工時間時,也最好以電郵向上司報告各階段的進度,好讓他與客戶解釋。

再謹慎地工作,也總會犯錯的機會,要是這回真的是錯在自己,那深呼吸一口氣,坦承過失並努力追趕進度,相信自己可以藉工作的品質來贏回個人聲譽。

﹙資料來源:The Muse﹚

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