【Email技巧】忌用etc.、Urgent、Hey 撰寫電郵時當心使用5個字

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不知道大家習慣怎樣check email?通常先到收件箱,約略地看標題再看內容吧?看到某些像廣告或連鎖傳銷式的電郵,就會skip了它,先看其他的電郵。所以,決定一封電郵的生死,是標題,然後才到內文。

如果你用字隨便,對方會覺得你是一個輕率及不可靠的人,或不會放心與你合作。﹙Web Hosting / Unsplash﹚

寫電郵一直都是一種藝術,你的措辭、選字都會影響對方的行動,若你的用字妥當,對方對你的印象不錯,在合作工作時都會更有效率吧;相反,如果你用字隨便,對方會覺得你是一個輕率及不可靠的人,不會放心與你合作。所以在以下5個常見的情況中,有些字我們都不能用,試試慢慢改善,寫出一封令人舒服的電郵!

1.當要對方完成工作時

不論中文還是英文,說話最重要是說得夠具體!就算你的電郵只是複述上次會議中的內容,但人家若看到「Staff meeting follow-up etc.﹙員工會議跟進等﹚」時,只會覺得混亂。試想,「等」即指哪些1項目?

所以,你可以試着寫:「Please resolve these questions from staff meeting.﹙請解決剛剛員工會議上提到的問題。﹚」,然後列舉相關事項,或說:「The report discussed in staff meeting.﹙會議上討論過的該份報告。」,然後指明是哪一份報告,令大家得到清楚的指示。

2.當你要轉寄一件郵件時

一看到FWD,就會想起90年代那些「Fwd: fwd: fwd: fw:轉寄給10個人,然後你會得到好運」的無聊電郵,相信不少人不消數秒就會把它移到垃圾桶。

如果你想轉寄某些內容而希望獲得回覆的話,你最好在標題上寫:「Could you help me decipher this?﹙你可以幫我解讀一下嗎?﹚」。當然,你可能在內文已經提到這個信息,但你想你的電郵快點得到注意,那便試試在標題這樣寫。

3.當你寄電郵予特定一個人時

若你在電郵標題寫了一句:「Hey」,這就如向朋友或約會對象說「我們要談一談」的信息,但這一個Hey卻無法令人知道你想用哪種態度或方式傾談,甚至會令收件人作胡亂的猜測你的意圖,然後你可能一直都等不到回覆,因為對方根本不敢打開亦不想打開該電郵,所以不要這樣做!

若你想私底下與某位同事談談公事,你可以寫:「When do you have time for a 15-minute chat?﹙你有沒有時間可以談大約15分鐘?﹚」,直接了當,讓人家覺得你是有正經事情要討論,而不是不懷好意(如要責罵他),因而有所避忌或抗拒。

4.緊急時

當時間很短但壓力很大時,「Urgent﹙緊急﹚」一字就只會令人產生恐慌。恐慌令人甚麼都做不好,然後錯漏百出。如果你有足夠的時間發送電郵,你可以提前通知該同事:「This needs to be your first priority today.﹙這會是你今天的首要任務。﹚」,用確實的時間指令代替空泛卻令人緊張1的Urgent。

另外,如果真的非常非常緊急,不如直接打電話或當臉通知人家,效果會比發電郵更好。

5.額外的一句話

電郵的最後,不妨說一句:「Thank you.﹙謝謝﹚」

簡單的讚賞會大大加強你與團隊成員之間的連繫, 同事會知道你認可他們的實力,對你的信任度亦會提升。

﹙資料來源:The Muse

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