【Email Template】自覺表現不夠好 可以點寫電郵問上司意見?

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可能有些人安於「做又三十六,不做又三十六」這樣求求其其又過一天,但如此的工作態度真的好嗎?一個人渾渾噩噩沒有進步,這樣的工作可謂完全沒有意義,而有些打工仔都會自覺做得不夠好,想尋求上司的意見和指導。然而,有多少意見是真心、有建設性及實際的?如何可以問出上司真實的想法,然後自己有所改進?

如果覺得面對面的會談,上司會因為顧慮你的情緒而有所避忌,不妨試試用電郵詢問,以文字發問及回答可以減少一些尷尬。﹙VCG﹚

與年輕人相處不能以強硬的態度指出錯處,而有些未夠經驗的上司可能不懂處理這些狀況,因而不敢指出下屬的錯處或改善的地方,這樣下屬就永不進步,或根本不知道自己做得不足夠。上司會害怕下屬不喜歡自己,怕下屬以為被針對,所以隻字不提。

其實上司誠實的意見對下屬非常有用,幫助他們知道應該往哪方面改進,應注意哪些細節,之後就更全面地處理事件,這些能力亦能成為自己晉升的有利因素,所以,應該怎樣做才可以令上司坦誠地給予實用的意見呢?如果覺得面對面的會談,上司會因為顧慮你的情緒而有所避忌,不妨試試用電郵詢問,以文字發問及回答可以減少一些尷尬。

即睇電郵範例:

電郵主題: Your Feedback on [你想得到意見的指定範疇]

Hi [上司名字],

I wanted to schedule time for us to discuss what you thought about [你想在哪方面得到意見].

As I reflect on what went well and what could be improved, I thought it would be a good idea to get your input.

Specifically, I’d like your thoughts on one to three things that went well and one to three things that could have gone better. Any guidance you can provide is greatly appreciated.

I’ll send a meeting invite shortly to block off time for us to chat, but I wanted to give you the heads up on what the meeting would be about first. Looking forward to speaking with you.

Thanks,

[你的名字]

這電郵有三個重點要留意:﹙按圖了解﹚

1.【第一段】第一段需要直接,讓對方知道你這封電郵的目的,亦大約知道你下文會提及甚麼話題。﹙krsto-jevtic/unsplash﹚

若可以得到有用的意見,誰先開口其實並不重要,重要的是你與上司的溝通保持開放的態度,使他可以放心對你坦誠。上司給予的意見定能助你於日後的職業生涯中得更好的發展。

然而,當聽到令你不愉快或驚訝的意見時,請盡量保持冷靜,並心平氣和地記下那些重點,嘗試以第三身來審視事情,代入上司的角色或宏觀的視點去理解,可能便會明白當中的原因。

要知道,意見是好是壞,就取決於你如何看代。花時間溝通和聆聽,並以專業的態度深思熟慮回應和改善,定能汲取經驗進步。

﹙資料來源:The Muse

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