【Home Office】在家工作忌自顧自的做 3招助保持團隊士氣與效率

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由新型冠狀病毒引起的武漢肺炎疫情,不僅影響社會各界及各行各業,不少企業為着保障員工健康,更主張同事在家工作(work from home),藉以避免他們受感染或傳染病毒。

以健康為前題下,公司與打工仔協商home office確是一個可取的做法,然而如何保持團隊的工作效率以及同事間合作的士氣,卻是一個值得雙方協商的議題。SAP香港總經理Fabian Padilla Crisol便就此分享一點想法,打工仔與主管們不妨參考。

撰文:Fabian Padilla Crisol

隨著疫情發展,在家工作已不再是一種特權,而是一種必要。(Shutterstock)

新型冠狀病毒(COVID-19)肺炎肆虐,改變了許多人的工作模式。隨著疫情發展,在家工作已不再是一種特權,而是一種必要。人類史上最大的「在家工作」實驗正在進行中。

在過去幾周,確診的新型冠狀病毒肺炎確診病例持續增加。隨著新型冠狀病毒肺炎不幸地奪去了上千人的生命,世界衛生組織(WHO)宣佈疫情為國際關注的突發公共衛生事件(PHEIC)。香港政府亦因應疫情延長了公務員特別上班安排至3月1日,商界也有類似的安排。

相信大家應該同意,員工士氣與生產力成正比。當員工在家工作時,如果士氣良好,工作效率就會更高。在家工作時,公司可以採取哪些舉措來提高員工的士氣?

3招助管理在家工作的員工(按圖了解):

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1. 合理期望管理

透過細緻的工作規劃,明細員工需完成的工作項目,確保員工完成有關工作。雖然公司不能對員工每分每秒的工作內容瞭如指掌,但公司只需要為工作項目訂立限期,便能夠掌控工作中最重要的一環,那就是得到成果。

此外,公司可使用軟件實施自動化解決方案,減少員工花費在繁瑣行政任務,如工作時間管理報告或需要人手填寫的報銷表等,為他們騰出更多時間用於創新工作。一些軟件既讓員工靈活在辦公室以外的地點舒適自由地工作。

對於許多人來說,在一個舒適及少拘束的環境中工作,有助激發其創新潛能。隨著員工逐漸投入自己的工作節奏,公司便能掌握及衡量他們的工作效率,並在適當時調整工作量。這種目標導向的方法能夠激發員工的積極性並讓其自我調整,從而使他們變得更具責任感和生產力。

公司可使用軟件實施自動化解決方案,減少員工花費在繁瑣行政任務,為他們騰出更多時間用於創新工作。(Tyler Franta / Unsplash)

2. 溝通為先

重要的對話再無須局限於茶水間,員工還可以在共同協作的數碼通訊平台或視像會議進行對話。對比起面對面的閒聊,這些方法也許需要更多規劃,但所獲取的回報也會更有價值。這不僅讓員工在發言前多加思量,而公司存儲的對話紀錄可供員工在日後參考。在家工作的員工也同樣可以參與對話,感到備受重視和增加投入感,並感受到自己對公司發展的貢獻。

遙距工作的員工在辦公室工作時,需要與僱主討論正在進行和即將進行的項目。同樣地,遙距工作的員工也需要預留時間與僱主溝通。無論公司實行固定工作時間,或是彈性工作時間,公司也應讓員工知道其所計劃的溝通方式和時間。

3. 設立定期匯報時間

即使有明確期望和良好溝通,最好的計劃也有機會出錯。通過設立定期匯報時間,公司可以檢視當前計劃,以了解有效及可改進的地方。公司亦可從而全面了解員工的工作進度,已完成的工作及即將進行的項目。當所有人達成共識之際,便能輕鬆保持工作進度。

定期匯報亦可讓僱主了解每位員工的工作能力。公司無法且不希望全天候監察員工,而其實評估他們完成的工作就能說明其表現。只要留意員工能否一貫在期限內完成工作,而其工作質素有否穩步提高,便能明瞭一切。

只要選對了適合的軟件,員工工作方式便可更靈活,他們可以按實際需要回到辦公室或偶爾選擇遙距工作。(ShutterStock)

應否實行遙距工作?

科技發展為遙距工作的員工提供了更多工具,在辦公室工作與遙距工作之間熟優熟劣的問題亦隨之迎刃而解。有了適合您公司和員工的軟件,即使在世界任何一個角落受到自然災害甚至恐怖襲擊等事件影響,員工都能夠收到自動通知。公司亦可以通過電話、短訊和電子郵件,主動與個人、小組成員以至所有員工進行通訊,並可確認訊息是否已經被接收和閱讀。軟件亦能讓公司更進一步確保員工能夠即時獲得全球安全訊息,以及在有需要時能夠得到恰當的醫療、安全和出行協助。

僱主已不必在辦公室及遙距工作中二選其一。只要選對了適合的軟件,員工工作方式便可更靈活,他們可以按實際需要回到辦公室或偶爾選擇遙距工作。

當公司遇到類似的問題,僱主應該確保與員工清晰及經常地溝通,讓他們了解公司的期望。期望及目標明確,員工便能循序漸進達至理想工作表現。

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