《居日菜鳥の求生術》|日本職場禮儀的細節 不習慣的話會被逼瘋

撰文:萬里機構
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不要以為成功克服了煩死人的「菠菜法則」、累死人的飲酒會,就等於已經戰勝了日本職場這隻大怪獸!還有更加龜毛的日本職場禮儀十面埋伏,稍一不慎就會掉進深淵⋯⋯

交換名片的學問

想在日本職場打滾,一定要懂得交換名片。跟客戶、工作伙伴等交換名片時要先站起來,將名片面向對方,15度向前鞠躬的同時順序清楚介紹自己的公司名、部門和自己的全名,收到名片後一定要再鞠躬說「我收下了」(頂戴致します),整個交換過程才結束。

聽起來好像很普通吧,其實魔鬼就藏在細節之中!交換名片時,地位較低的那位要把自己的名片拿得比對方低一點。如果兩個人地位差不多的話,通常大家都會在胸口開始遞出名片,要是對方收下了的話,就感謝上帝賜給你輕鬆完成交換名片的一天吧。可是如果對方把自己的名片遞到腰間,有的人就會再把自己的名片再放低一點,兩個人一直再把名片拿得比對方低,直至有人願意收下名片才會結束這個「誰的名片比較低?」的無聊遊戲。

某日本大公司事務所外貼着的告示:「一切從打招呼開始出入事務所時⋯⋯辛苦你了 早安 午安 晚上好 我先走了 我去一去○○再回來 視乎情況精神地叫出聲吧!!一定要回應同事的打招呼啊!!」(出版社提供)

曾經有一次我去訪問日本的視覺系空氣樂隊「金爆」(ゴールデンボンバー)時,就遇到跟對方職員交換名片時差點踫到地上才成功交換到名片的經歷。那天在場至少有六、七位職員,所以這個「遊戲」我重複玩了好幾次,光是自我介紹和交換名片就花了超過十分鐘,佔了整個拍攝時間的三分之一!雖然這種情況並不常見,不過真的要留意除非你是社長級之類的大人物,不然千萬不要把自己的名片放得比對方高,以免令人覺得你很失禮!

另外如果在開始會議前交換名片的話,就要留意交換好名片之後不可以馬上把名片收起來,因為這樣會令人覺得你根本沒看清楚對方的名字和部門職位等等。在大家都已經入座後,可以將對方的名片整齊地排列在桌子上,以便開會時可以馬上唸出對方的名字,不怕出現叫錯名等擺烏龍的尷尬事。雖然如此,我也曾聽說過有的人會覺得你整場會議都把對方名片放在桌上,會令人覺得你無視對方名片。這個時候可以看看對方做法,如果對方把你的名片收起來了,我們就可以收起對方的名片,或者在會議小休時整理桌面,順便收起名片。我個人的做法是「敵不動,我不動;敵一動,我即動」,對方不收名片的話我也不會收起,對方收起了的話我就馬上收起,怎麼樣,日本職場交換名片的禮儀真的很龜毛吧!

(Getty Images)

會議室座位表 菜鳥注定做「門神」

跟客人開會時,要留意會議室的座位並不能隨便亂坐。去對方的會議室開會時,在對方說「請坐」之前,哪怕已經累到腳跛也必須繼續站着,絕對不可以私自坐低,因此經常會出現人們堵在門口極度擠塞,誰也不走進會議室內的情況,真想反白眼再大叫一聲「請行入車廂中間,多謝合作!」當對方說請坐後,如果對方沒有指明請大家坐在哪個位置,原則上客人會坐在最遠離門口的座位,如果客人不只一人,就由最高級的那位坐在最入面的位置,順次序坐向門口方向。如果你並不是客人,又是公司裏最底層的菜鳥,基本上就會坐在最接近門口的位置,所以日本職場菜鳥注定做「門神」就是這個意思啦~

以這個會議室為例,電視機左邊那個就是專屬於客人的座位~(出版社提供)

兩大重點 學懂日本職場送客之道

在日本職場禮儀中,送客是很重要的一環,拍攝工作、會議等等結束後一定要目送客人離開。如果客人坐電梯離開,就要先為客人按電梯掣,等到客人進入電梯後,在電梯外來個 90 度鞠躬,大聲說聲「謝謝」,直至電梯門關上為止。如果客人坐車離開,就要在街上來個 90 度鞠躬,直至車子離開視線範圍為止。總而言之送客的重點在於「90 度鞠躬」和「客人離開視線範圍為止」,無論在任何地方只要做到以上這兩點,就是符合日本職場禮儀的送客之道。

(Getty Images)

阿婆絲襪 是職場重要單品?!

日本是一個非常重視外表的國家,說到職場禮儀當然不少得有關員工服飾的各種規則。最基本的就是不可以穿背心、短褲、牛仔布,女性裙子要及膝,上衣不可以透到內衣等等。不過有一點我到現在還是不能理解,就是女性一定要穿阿婆絲襪!所謂的「阿婆絲襪」,其實就是肉色絲襪,穿上去會變成半透明,看上去雙腿會變得十分白滑,個人覺得有點「引人犯罪」(笑)我在外資公司工作,平日都是隨心所欲地穿衣服,但是萬一要跟日本人客戶開會,我就一定要翻箱倒櫃把阿婆絲襪找出來,不然會被日本人視為非常失禮。如果想在他們手上贏得案子的話,真的不能少看這對絲襪!

曾幾何時,我也經歷過去跟客戶開會前要傳絲襪照給日本同事「檢查」的日子。(出版社提供)

職場「違禁品」— 口罩!

如果說阿婆絲襪是職場重要單品,那一定不能出現的就是口罩了。大家都知道日本人有病無病都會戴口罩,但如果要跟客戶開會、初次見面打招呼時,大家都一定不會戴口罩,因為在職場上戴口罩會被視為不禮貌。

在新冠肺炎最初傳入日本時,我曾經去過成田機場拍攝,那時候我剛從香港回日本屬高危人士,說明原由後就一直戴着口罩參與拍攝。那天跟我一起拍攝的還有另一家公司的代表,他原本也戴着口罩,可是看見我之後就收起了口罩。我跟他說:「機場風險很高,而且我還是高危人士,你還是戴着口罩比較好,不用收起啊!」他卻堅持工作中不可以戴口罩,一定要等到我們離開了之後才會戴,我只好盡快完成拍攝,讓他可以早點保護自己。

(出版社提供)

到後來肺炎疫情愈來愈嚴重,保護員工的聲音愈來愈大,不少商店職員都開始戴上了口罩。可是他們也不是直接戴上口罩就行,還要在店內到處張貼告示,跟客人道歉「對不起無法用笑容接待大家」;有的公司更繼續死守「職場不能戴口罩」的文化,禁止員工戴上口罩,最後在各界的指摘下才決定放棄,我真的要好好抄下這些視職場禮儀比生命更重要的公司名字,把它們列入黑名單才行!

日本人平日口罩不離身,可是在職場上卻會統統絕跡。(出版社提供)

《居日菜鳥の求生術—港人在日的生活攻略本》

作者|Mika
出版社|萬里機構・萬里書店
出版日期|2020年7月

【本書內容獲「萬里機構」授權轉載。】

【世界上有不少建於孤島上的著名建築,我們一齊看看這五個著名歐洲孤島建築。】

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