一覺肚餓、疲倦就易分心? 自命「multi-task」強者實在自欺欺人

撰文:紅出版集團
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編按:很多打工仔覺得自己有三頭六臂,能同時間處理多項工作而面不改容,但其實所謂的「multi-tasking」,只是快速地由專注一件事轉移去另一件事上的假象吧!以下節錄自《識腦就識撈》一書的內容,便解釋multi-tasking的假象及打工仔在安排工作時的注意事項。

Michelle和Ken正在他們最喜歡的日本拉麵店吃晚飯。

Michelle:「你知道嗎?我老闆Sally今天突然轉死性!她竟然喺今朝嘅例會,向全隊宣布,我上星期交嗰個報告做得好好!呢次係我加入佢團隊八個月以來第一次讚我!係唔係值得飲杯?」

Ken:「哦真係?你老闆成日都係咁𠺢啦!都唔洗理佢。」

Michelle:「喂!你有冇聽我講嘢?」

Ken:「我……當然……聽緊你講啦。」

Michelle:「我覺得你喺度掛住食雞,都唔係聽緊我講乜,我頭先講緊我同事Annie琴日激親我乜嘢事?」

Ken:「……你好似話佢琴日開會卸膊呀嘛,係咪?死啦,掛住頭先同你傾計,喺個WhatsApp group send咗鬧老闆嘅message,仲要個group有老闆份!今次死梗,仲馬上藍tick咗!」

Michelle: 「你上次唔係話你個腦有multiple cores!?」

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【Dr. X解畫】

我昨天早上和朋友一起跑步,我們正一邊跑、一邊聊聊一些瑣碎的東西,比如電影、食物和旅行,我們兩個都悠閒地享受這種休閒的多任務處理(Multitasking),我們似乎能夠同時運動和休閒聊天。但是,當我們開始就某些政治問題激烈辯論時,這種爭議使我們都慢下來跑。雖然我們是多年好朋友,但是那個時候我們都忽然為了一些政見爭吵得很厲害,而且兩人顯然都失去耐性去聽對方的觀點,最終我們需要停下來繼續辯論。

顯然我們的大腦無法同時間處理這兩種活動。

當我們進行一些思維活動時,我們大腦花大量的精力,特別是影響我們大腦的首席執行官(CEO)──前額葉皮質(Prefrontal Cortex,PFC),PFC控制我們一些關鍵能力,例如戰略思考 (Strategic Thinking),衝動控制 (Impulse Control),及同理心 (Empathy)等。

當我們要處理這些高層次的大腦活動時,會消秏大量血液中的燃料,這些活動會比較一些平常的活動,例如保持心臟跳動、肺部呼吸、或於純熟的道路架車,燃燒更多的燃料。更糟糕的是,運作PFC最花我們大腦有限的資源!

所以為什麼當你感到疲倦或飢餓時,我們通常會更容易分心,因為PFC是掌管專心工作的重要大腦部分。當我同一時間進行多任務,而當中有些任務是需要PFC處理時,我們便變得無所適從。其實我們不能同時在PFC做兩個繁重任務(A任務和B任務)。當PFC正在處理A任務,而我們想處理B任務時候,PFC要將A任務記憶存儲暫時放低,然後上載處理B任務記憶存儲,這種其實是轉移任務(Task switching)更消耗PFC有限的資源,加上轉移任務通常都會增加處理A及B任務的錯誤率。聰明的Ken如果又想女朋友開心,又想完成手頭工作,又想「食雞」,Ken還是專心跟女朋友食飯,回到家才完成公司工作,在瞓覺前才「食雞」吧!

小職員生存小貼士

意識到自己不知不覺的多任務傾向(Multitasking)

不要誤會我的意思,我不是說在任何情況下都不要執行多項任務,當你在做無聊的事情時,多項任務實際上可能會帶來一些樂趣。但是,當你需要完成一項緊急而艱鉅的工作時,你可能需要意識多任務的誘惑。你可以嘗試暫停手機和計算機上的通知來避免受到誘惑,以便你可以全神貫注地盡快解決它。

在一段時間內專注於單個任務,然後休息一下

實際上,我們大腦的專注是有限的資源,我們需要明智地使用它。時間跟蹤及生產力應用程式DeskTime,進行了一項研究,研究生產效率最高的員工的習慣,他們發現最有效率的10%用戶所擁有的共同點,是他們能夠有效休息。具體來說,生產力最高的人,一次工作52分鐘,然後休息17分鐘。他們專心一志地工作,從而充分利用了這52分鐘的時間,然後休息一下,為下一次52分鐘做好準備。

訓練你的大腦肌肉使其更加集中

如前所述,進行定期的心理鍛煉可以訓練我 們的思維,使其更多地意識到我們的多任務傾向,並將注意力重新集中在我們應該做的事情上。

千禧老細領導秘訣

教練員工要更加專注完成單一任務

在你的團隊中,我相信你有可能有一或兩名員工的生產率達不到你的期望,去嘗試細心觀察這些員工的日常工作以及他們在會議中的表現:他們是否常常分心,例如每隔幾分鐘拿起他的電話,並且他們總是在切換任務而不按時完成任務?如果是這樣,你可能需要提供一些適當的反饋,並幫助他們減少處理多項任務。對於某些新員工,你甚至可能需要幫助他們設定每日目標,並定期向你報告狀態,以幫助他們加強集中精力。

我公司最近請了一個大學生暑期工,再見工其實表現不錯,不過當他真正在公司工作時,發作差不是不聰明,不過總是心不在焉,很多時候看見他電腦都同時開了數十個視窗,又不停地看電話,同事交託他做的事,沒有好好專心,所以開頭的工作總是差強人意,其實我們一點打算辭退他,但我們心裏面也很想幫幫這個年輕人,所以我們在繁忙中中不少時間去教練他,不單是時間管理 (Time management),更加要好好管理他的專注力 (Attention management),終於幾個星期後,他慢慢重塑大腦 (brain rewire), 他的工廠表現也慢慢轉好.

停止分散你的員工注意力

當你看到員工專注於他們的工作時,你可能需要避免分散他們的注意力。當你需要找他們時,可以溫馨提示他們,當他們完成手頭工作時,或他們在下一個break時,才回覆你,不要恃自己是老闆,每次找他們都要他們馬上放下手頭工作回覆你。

在員工面前作好榜樣

當你和團隊開會時,你可以在他們面前關掉手提電腦,甚至將電話收好。這種好榜樣的姿態可以幫助分心的員工,在會議期間也像你一樣的專注,也許因為每個人都非常專注開會,現在可以在45分鐘內完成2小時的會議也說不定!

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(紅出版授權使用)

書名:《識腦就識撈》
作者:馬文藻博士
高宏國際顧問公司的創辦人及行政總監,為企業客戶、NGO、大學及教會提供培訓及領導力諮詢服務;過去多年致力修築兩代之間的鴻溝,期望在職場裏重建兩代合一的橋樑。

【本文獲「紅出版集團」授權轉載。】

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