工作技巧｜講到「一嚿嚿」不如畫圖表　10個方法令溝通更有效率

在職場上，想精準達成你的目標，讓別人了解你的想法並完成計劃，最重要的絕對是良好的溝通。良好的溝通主要建立在換位思考，如果你是一個能夠理解別人難處和需求的同事，可以站在別人角度說服對方來幫助你，將事半功倍。除此之外，還有 10 個溝通小技巧，也可以助你更清楚傳遞想法！

要令工作更有效率，懂得良好的溝通方法是最基本亦是最重要的： （按圖了解）

1. 難表達的，就用畫的吧！

如果你的資訊很難透過口頭說明意會，可以找參考圖呈現或自己動手畫草圖，描繪更多細節。企業主管教練暨作家亞特·派提（Art Petty）提供了幾種最適合用畫圖溝通的情境：

．提出的想法不斷遭質疑時，可嘗試畫架構圖，讓別人更了解你的思考脈絡。
．團隊成員意見分岐時，可畫出表格比較雙方優缺點，來挑選最佳方案。
．同事不太了解你布達的內容時，可請他們畫出想像的狀況，來釐清他們是否真的懂了。

2. 不只要保留追蹤修訂，還要給予評論

如果你修改過一份的文件，請務必保留追蹤修訂紀錄，並試著針對每一個修改處給予評論、並說明你的用意，直接將他人的注意力引導到你關注的事情上，你會發現減少很多溝通成本、成品更符預期。

相關文章：【Email Template】寫Well-Received係錯？　必學8招商用電郵知識

3. 有參考案例時要提供連結

與其說一堆你從哪裡看到好的案例可以仿照，不如直接附上連結，省去對方查資料的時間。

4. 多多利用 PDF 檔

如果開會或提案時不能用自己電腦的話，跨裝置可能會有格式不相容的問題，請記得使用 PDF 檔，避免字體缺漏、排版跑掉。

相關文章：講句「好慘呀你」也可能得罪人？　留意3句常見說話免在職場失禮

5. 無論有無修改需求，仍提供對方可編輯文件

即時你的同事可能不會修改你的文件，你還是可以一開始就提供一份可供編輯的原始文件，省得對方再跟你要檔案，增加溝通往返時間。如果你需要對方協助，請記得設定好權限讓對方編輯。

6. 用 email 說明重要決策

你是否有碰過這種情況：明明團隊內部已經達成某項共識了，後來卻有成員翻臉不認帳、表示自己沒同意過該決策？其實不一定是同事出爾反爾，也有可能是溝通過程中產生的誤解，造成雙方理解上的差異。

因此，凡是重要的決策，建議都在 email 中清楚寫下，例如：

「如先前的討論，下一步就是……」

「綜上以上觀點，我們決定……」

如果對方第一次看到某份文件，可以先說明背景、需要對方如何幫忙或下哪些判斷。如果是某項業務的後續進展，記得也先歸納一下最新狀況、目前的決議為何。以免對方搞不清楚狀況、下錯判斷，浪費彼此時間。

相關文章：Email技巧｜亂用ASAP隨時激嬲人？　商務電郵有件事比簡短更重要

7. 確保大家帶著想法進會議室

有效率的會議是拿來溝通、討論的，不是拿來看資料的。

所以當你的資料量很大時，務必在會議前先寄給與會者看過，並告訴對方會議上將針對哪些項目討論，讓大家做好準備、帶著想法進會議室。

8. 複雜的事要開會解決

減少會議很重要沒錯，不過碰到需要多方討論、有爭議或非常複雜的議題時，最好還是開會討論，才能清楚傳遞彼此想法。試想，你寧可寫 10 封 email 細細說明，還是花 10 分鐘跟團隊成員快速對焦想法？

相關文章：別被同事慣性情緒勒索　預設「話知佢死」清單　拒絕別人再不內疚

9. 會議邀請要清楚告知時間、地點、目的、議程

莫名其妙的會議邀請，會讓與會者摸不著頭緒，甚至懷疑自己為何會受邀，無法事先做足準備。

10. 需要多人批准的議題，最好先單獨諮詢過每個人

如果你有一個提案或議題需要多人核准，你可能會認為，召集大家在同一場會議投票是最省時省力的方法。

但是當人們會議上第一次接觸到某議題，很可能不會馬上表示支持，而是會先觀察他人的行動，甚至隨波逐流。為了避免這種情況，你最好在會議前先單獨諮詢過每個人的意見，確認有足夠的人與你達成共識。這聽起來似乎有點心機，但卻能幫助你達成目的。

相關文章：【Email技巧】Dear Sir/Madam已過時？　即學電郵禮貌稱呼建議

【本文獲「經理人」授權轉載。】