Email｜若不趕急別說ASAP　「這樣寄出」公務電郵　最易焫着同事

明訂死線一直是職場金律，必須讓對方知道何時該給你回覆、事情何時該解決。尤其是 email，更該寫清楚回覆死線。全球最著名商學院之一的倫敦商學院（London Business School）聯手康乃爾大學（Cornell University）做的一項研究調查發現，通常 email 收件者容易誤會寄件者很急，於是也很急着回信，壓力很大。其實，有的 email 根本毋須對方速回，但錯誤的發送方式，很可能把人逼瘋！

在這項超過 4000 名公家、私人企業員工受試的調查中，收件者必須被評估收 email 時的壓力值，以及他們下意識認為應在多短時間內回覆信件。平均來說，收件者認為寄件者需要收到回覆的時間，比實際上寄件者期待的還少 36%，當回信時間縮短，收件者壓力隨之提升。尤其在下班時間收到信件，壓力值更高！

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直接寫清楚：這封信真的不急

研究單位指出，多數人在寄出非緊急信件時，不會特別強調事情不急、對方可以慢慢思考回覆，直接預設對方大概知道事態輕重緩急。事實上，多數收件者都會傾向第一時間回信，深怕耽誤對方工作時程或是被指責回覆速度不夠快。康乃爾大學助理教授伯恩斯（Vanessa Bohns）就建議，「別老覺得大家一定知道你的用意，信件可以清楚敘述你的期待。」最簡單的方式，就是直接在主旨寫一個「非緊急」，或是在信件中表明死線不趕，收件者可以有空再回。

有些人會建議排程信件，利用行事曆提醒，在不同時間點處理不同郵件。但研究單位認為，這也會造成另一層面的壓力，彷彿你無時無刻都有處理不完的信件。無論如何，最高原則是千萬不要在非上班時間處理信件，明確切割工作與生活，避免該充電的時候卻仍備感壓力，影響未來工作效率與身心健康。這問題尤其容易發生在疫情時期在家工作，大家時不時都在辦公，恐喪失了生活品質。

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名人都會這樣做：清楚切分出工作與私人生活

前美國總統奧巴馬對處理信件有自己的一套，他會確保每天空出三個時段不看信、不寄信，那就是早晨運動、女兒運動、睡前，藉此保持休閒時間。美國線上（AOL）和維珍集團（Virgin Money）執行長則是習慣騰出早晨，在一進辦公室時就把所有郵件處理好，接下來整天就不特別處理郵件。這些大忙人都有自己的一套，不妨下次也試試看，不管是寄件者還是收件者，都別把別人或自己逼瘋了。

資料來源：Business InsiderThemuse

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