【Excel教學】試算表複雜難閱讀？　即學3步驟設定「格式化條件」

Excel試算表易學難精，特別是製作數據繁多的報告時，別人更是難以一眼看出重點。以下由《經理人》教授大家設定「格式化條件」的步驟，可助你簡單地令試算表變得簡潔易明。

同樣一份表格資料，該怎麼一眼就讓老闆看見重點？

以前，我都是把自認為重要的那格填入底色、換字體顏色，但總是花了大把時間，尤其當資料筆數一多，自己也會看得眼花。最近，我學會一個 Excel 內建的小功能，可以幫忙找出表格中的重點，直接標註顏色！只要設定好公式，就能立馬完成，學會這招後，做報表的效率快了不少。

我用一張簡單的支出預算表做為範例：

一秒抓住重點！必學 Excel 功能：設定格式化的條件

如果想知道每月的支出是否有超過預算，以及每個月的存款是否能支應這些開支，過去的做法是肉眼比對，再把超過的金額標註出來。但現在你可以使用「設定格式化的條件」功能，讓 Excel 幫你自動比對、註明。

1. 抓出「超過每月預算」的支出

以「房租、水、電」這個項目為例，我們要找出 B 欄裡，比每月預算（10000）大的數值，表示已經超支。

Step 1：點擊「常用」功能

Step 2：從「樣式」中找到「設定格式化的條件」

Step 3：選擇「醒目提示儲存格規則」

Step 4：因為是要抓數值大於標準的儲存格，所以點擊「大於」

Step 5：從彈跳出的視窗中，選擇要做為標準的儲存格，或直接輸入標準的數值（此例中設定為 =$B$2，或輸入標準為 10000 元

Step 6：選擇想要標註的儲存格樣式（此例中設定為淺紅色填滿與深紅色文字）

如下圖，Excel 就會自動幫你以「淺紅色填滿與深紅色文字」（剛設定的儲存格樣式）來標註超支的月份。是不是比自己一個個尋找、設定快很多呢！

2. 抓出「少於存款目標」的月份

再用一次「設定格式化的條件」請 Excel 幫你抓數值低於存款目標的儲存格。

Step 1：點擊「常用」功能

Step 2：從「樣式」中找到「設定格式化的條件」

Step 3：選擇「醒目提示儲存格規則」

Step 4：因為是要抓數值小於標準的儲存格，所以點擊「小於」

Step 5：從彈跳出的視窗中，選擇要做為標準的儲存格，或直接輸入標準的數值（此例中設定為 =$F$2，或輸入標準為 10000 元）

Step 6：選擇想要標註的儲存格樣式（此例中設定為淺綠色填滿與深綠色文字）

如下圖，Excel 就會以「淺綠色填滿與深綠色文字」（剛設定的儲存格樣式）提醒你沒存夠錢的月份。

3. 實際數值和目標、預算差多少？用資料橫條來看

每月都設定要存10000元，但各個月實際存款到底跟10000元差距多少呢？善用資料橫條功能，讓你一眼看出大概的差距。

Step 1：點擊「常用」功能

Step 2：從「樣式」中找到「設定格式化的條件」

Step 3：選擇「資料橫條」

Step 4：選擇想要填滿儲存格的樣式，有漸層填滿、實心填滿兩種呈現方式可以選擇（此例中選擇的是實心填滿）

Excel「格式化條件」功能真的很簡單，相信大家看一次就會了。這樣就能讓平淡的表格資料變得更清楚啦，同樣一張支出表，這樣設定完後資料更清楚，也更能一眼看出重點。

相關文章：【Excel教學】10大常用試算表函數公式　熟用秒速計算及整理文件

相關文章：【Excel教學】Ctrl+F不只用來改錯字？尋找取代功能可以改格式

相關文章：【Excel教學】快速轉分頁、一鍵計加數　8個Excel技巧打工仔必學

【本文獲「經理人」授權轉載。】