【職場技巧】語音訊息講公事 嘥時間兼冇保障 3招逼佢電郵討論

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自從不少通訊軟件如Whatsapp、facebook Messager、Kakao等,有語音訊息的功能後,造就成不少「錄音怪」,一句:「好!」、「無問題」都錄音,又或者根本未想好自己要表達的內容,就連思考途中的呼吸聲及語塞靜默都錄在語音檔中迫對方聽,這會是多浪費時間!除了語音訊息,有時其他部門的同事或客戶打電話來,拋出一大堆毫無歸類的資訊,令接收者非常混亂,這時真的好想大叫一句:「打字啦!」

最怕連續的語音攻擊,打字啦!﹙網上圖片﹚

相信不少工作繁忙的打工仔都不知不覺患上了電話恐懼症,不想已計劃好的工作流程被一通電話所打亂。對有計劃、有效率及已準備好一切的人來說,打電話當然是最快捷直接的做法,但並不是每個人都對每個議題內容都了解詳盡及有條理掌握細節,故在口頭溝通上難免會造成不少接收上的錯誤,所以還是有白紙黑字的總結及憑證會比較清晰,對雙方都有保障。

以下會教大家三句有禮地邀請對方以文字溝通的方法,不妨學來一用!

1. 需加入更多人作討論

當你想說:

你收線後,我甚麼都會忘掉的,email給我吧!

雖然你可以在通話中途以紙筆記下重點,但那些鬼畫符般的字體,你最後又會記得多少?可能10個重點之中,只有5至6項成功傳遞到你的腦海中,而其他的要點卻模糊不清。有email等文字指示的話,一定會清晰得多,稍一為迷失,都可以參考文字指引,減少浪費時間的機會。所以仍有那麼多人用email就是這個原因,就算你有將保存那通話的錄音檔,但每次翻查都得重新聽一片,實在令人卻步。

你可以這樣說:

不好意思,如果可以的話,我想以email來開始這個對話,因為我之後可以有紀錄作參照,而其他相關及有需要的同事亦可以loop in﹙加入email討論﹚。如果之後還有需要電話討論,我們可以約個時間談談,謝謝!

講重點!﹙GettyImages/VCG﹚

2. 方便仔細跟進

當你想說:

其實我常常都很怕你問的問題,我根本就不知道答案……不如你寫下來。

有時通電話令大感壓力之處,是因為它是實時的,現場進行,不讓你有思考空間。當對方問到你不懂回答的問題,頓時大感尷尬或銳氣大挫。為免支吾其詞有損形象,其實可以大方告訴對方你需要多一點時間了解,然後以電郵方式回覆他們。

你可以這樣說:

我想好好準備你所需的資訊,你介不介意以email列出你的問題?我會以email回覆,若有需要,我們再以電話討論其餘內容吧,謝謝。

很快有些人在嘈吵的環境下錄音,甚麼都聽不清楚,然後又要多聽一次。﹙GettyImages/VCG﹚

3. 沒空對話

當你想說:

呀……我真的很討厭與人對話!

說實話,有誰喜歡聽電話或聽連續的語音檔轟炸?一天之中,我們已經要開會、與同事和上司交待工作事宜,只想有些集中安靜工作的時刻,卻還要花時間來聽一些長篇大論及重點欠奉的對話,有時真的覺得很煩燥。

這時你可以讓對方知道你正在忙於處理正在跟進的事項,當你比較閒一點時,再以文字形式來回覆他。

你可以這樣說:

對不起,我正處理一個重要的項目,暫時未能抽空。你方便以email摘下你想談及的要點,然後發給我嗎?我會以email回覆你並加以意見。之後,如果你還有需要於電話溝通,我可以在完成這項目後,與你再安排時間談談。

電話有其用處

這些回應,最後都提供讓對方在必要時以電話方式溝通的選項,因為有時一通電話真的比來回10次的email來得直接。有時某些討論確實需要對方即時回應或在場人士給予即時的意見,另外,電話溝通技巧其實都是工作的重要技能之一,尤其是需要對客人的工作,如售貨員、客戶服務員。

當然,某些情況就是email比較對自己有保障及方便,這些情況就不妨試試用以上幾句回應來解救吧!

﹙資料參考:The Muse﹚

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