老細總視你的解釋為推搪、藉口?跟從這方法向他匯報可贏得信任

撰文:經理人
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假設你是 A 部門的員工,某天接到主管給你的任務,你心想最適合做這件事的不是我們,花了好一些時間,自認想出一個好理由,向老闆說明 A 部門不適合的原因。老闆說不過你,將工作轉交給 B 部門。

這時,你是不是感到開心,「老闆採納我的建議了!」但是認真想想,你真的做對了嗎?台灣雲朗觀光集團總經理盛治仁在《燃起主管魂》指出,在主管眼裏,你已經被貼上「愛推託」「愛討價還價」的標籤,無形中失去表現自己的機會。

你可能會大聲喊冤,「我是提供更好的選項,B 部門確實做得比我們好,」就算你沒有推卸責任的心意,卻也沒有準確傳達出真正的想法,莫怪老闆不理解你的用心良苦。

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等主管問再回報就太慢了!主動出擊並提供行動計劃

《深度溝通力》作者劉仕祥解釋,每次給予意見、報告進度,主管都會對你產生評價,想要建立辦事有效率、值得信賴的印象,必須把握「來龍去脈」公式:

現狀+進度+存在困難或問題+解決思路+未來行動計劃。

舉例來說,你手上正在執行一個招募新部門人才的計劃,目前進行到面試階段,卻因為新冠肺炎疫情加劇,遇到困難,你準備向上司彙報情況,可以這麼說:

「按照原定時程,我們已經篩選完足夠的履歷,筆試及面試考題也都準備好(現狀+進度)。但接下來的面試環節,因為疫情遇到兩個困難,第一,面試官在海外,是否應採用遠距面試?第二,兩位面試官怎麼安排(存在困難或問題)?我想了兩個方案,不知道您認為如何?首先,雖然政府沒有嚴格規定,為了確保安全,統一採線上面試;第二,考量時區不同,兩位主管分別遠端面試,或是分工筆試和面試(解決思路)。最後看您有什麼建議,我們一起討論執行方案(未來行動計劃)。」

劉仕祥提醒,主管有時候很忙,但不代表他遺忘曾交辦給你的事項,多數時候,主管是在考驗你的主動性與執行力。因此,要懂得「及時」報告工作進展,等到上司問你才說,為時已晚。

此外,也不是所有的事情都要向主管稟報,只有在自己不能決定,或是真的解決不了的情況,才需要找上老闆定奪,不要拿雞毛蒜皮的小事叨擾主管,讓人覺得你辦事不力。

每一次交手,都要展現專業。(經理人提供)

難以啟齒的要求怎麼說?提出證據、消除主管憂慮

不過,工作者總會遇上難以啟齒的要求,或是開口前就知道可能會惹惱對方,像是請求加薪、升遷,或許是大家忙得焦頭爛額時,你基於不得已因素要請假。

為了避免激起主管認為你「不負責任」「以下犯上」的念頭,《關鍵「四句」!日本熱銷250萬冊溝通大師的精準表達術》建議,以據理力爭的句型溝通: 根據1+根據2+根據3+結論。

比如說,在專案收尾階段,你因為私人原因得請假,團隊必須承擔你的工作,你可以說:「老闆,剛 mail 給您我負責的區域報表(根據1)。相較上個階段,我們已超前進度(根據2)。我負責的下個階段,也提前進行了(根據3)。所以我下周有些事,想請一天假……(結論)。」

先針對目前的狀態說明,並強調你已安排妥當,不論如何工作都會繼續往前推進,再進一步提出你真正想達成的目標。一般來說,列出證據,搭配合乎邏輯的敘述,對方通常能夠接受。

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