【臨急抱佛腳】悠期假期前要完成所有工作? 13個建議助準時交差

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要準時在期限前完成所有工作,是需要良好的規劃及執行能力,特別是期限臨近,事事在趕忙間,更不能只靠捱夜、飯也不吃般的燃燒生命方式趕進度。

最好的做法,是早在工作開始時已設有工作時間表,但若然真的要臨急抱佛腳,希望以下13個小建議亦能助你一把。

悠長假期近在咫尺,怎知中間卻「攝」着一個趕在放假前完成所有工作的要求,真是隨時做到暈掉假期也還未到…(日劇《我要準時放工》截圖)

「佛誕 + 勞動節 + 周末」的悠長假期臨近,不僅代表打工仔又可休息4天,還代表大家要趕在期限前完成所有工作才好放假!

對一眾身經百戰的死線勇士(deadline fighter)來說,用燃燒生命的方式趕在最後限期時衝進度是最常見的做法,但這也是最傷身及最沒效率的戰略。若然你已錯過了工作初期設定工作進度的黃金時間,只得靠臨急抱佛腳的方式火速完工,就嘗試用這13個建議來達成如期完工的目標吧!

臨急抱佛腳的13個建議(按圖了解):

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1. 要夠瞓

若完工期限是明天早上七時,那也沒話可說,但要是仍有三數天的工作日子可爆發小宇宙,建議還是讓自己有充足睡眠,免得大腦在壓力及疲倦狀況下做錯決定或表現遲緩。有需要的話,也不妨在午下時間來個小休(所謂的power nap)。

2. 立即行動

這裏所指的「立即」,不是指要從這刻便一氣呵成地做完所有工作,但就必要是正式「開始」處理事務(包括時間策劃、設定工作次序及掌握具體工作要求等),因很多事情是要待你落手落腳做時才知道有沒有遺漏或不足,如依然慢條施理歎慢板地工作,那時限愈近,你受的壓力自己愈多。

3. 將大型項目拆細

工作的規模要是過於龐大,會令人無從入手,導致工作效率變得更差。理想的做法,是將大型項目分拆成多個細小且可快速處理的工序,以一步一步的向完工目標進發。

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4. 計算重複性工序

在爭分奪秒時,哪怕只是copy and paste的工序都是在消耗時間,因此應先計算有多少工作的性質是需重複做的,並用最省時及有效率的方法去處理。

例如,要製作一個50頁的簡報,其中4個部份的內容在性質上是相似的,便可先設計一個適合這4個部份使用的頁面範本,然後快速地將資料搬字過紙般的輸入,減省逐頁雕琢的時間。

5. 逆向設定工作時間表

以完工期限為起點,使用強調「限米煮限飯」的倒推法,推算倘餘每個項目仍可獲得多少時間處理,便可避免超時完成的危機。例如倘餘10小時撰寫有4大章節的年度報告,便可倒轉推算每個章節平均有2小時撰寫,然後最後還有2小時來整合及修訂細節。

6. 為工作設先後次序

使用「四象法」,將工作分成「重要及急趕」(第I部份)、「重要但不急趕」(第II部份)、「不重要但急趕」(第III部份)及「不重要且不急趕」(第IV部份)4部份,然後按「I > III > II > IV」的次序處理。這可令工作流程變得清晰及有條理,而且倘若無法完成所有工作,最少也有「重要及急趕」的關鍵部份交差!

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7. 量力而為

只得兩天卻要處理40項工作是不可能的!面對現實,只讓自己全力以赴地處理其中10項工作(假設兩天做10項就是你的極限),並確保以高質量地完成它,總好過勉強自己做足40項,最終卻無法交差且工作質素欠佳,兩頭不到岸。

8. 預設緩衝期

工作再是急趕,亦應設下緩衝期以應付突發情況及為工作作最後修訂和整理。臨急抱佛腳自然多機會有錯漏,能在期限到達前有點緩衝時間編輯整理成品,工作的質素會比你盡用時間來死衝至最後一分一秒來得高。

9. 避免受到干擾

趕進度就要心無旁騖,展開工作前預先拜託上司及同事別作不急趕的騷擾,工作期間不分心去查閱電郵及Facebook,需要的話走到寧靜獨處的環境工作,確保自己能專心地與時間競賽。

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10. 勿加插新工作

在目標為本的階段,所有精力應放在要趕於限期前完成的工作上,所以不算急趕的新工作,建議在之後才作處理。若新工作是同樣急趕,便要立即進行排序,重要一點的要先行處理,相對不太重要的則麻煩同事或上司幫忙,疏導壓力。

11. 尋求協助

雖然臨急抱佛腳是與自己事前的工作規劃做得不好有關,但事已至此,當發現單靠自己一個人的力量是不足以在限期前完成工作,最好便及早找上司或同事幫忙,這總好過最後無法準時完工,甚至連累他人。

12. 設定進度表

愈是急趕,愈應設定工作進度表,以避免急趕下有遺漏之餘,也可在趕進度的過程中掌握自己的工作速度是否如預期般理想。

13. 禁止完美主義

追求完美有時是很奢侈的一回事,但絕對不是你在死線臨近前去追求的事情。用10倍時間雕琢一個位置的好,放棄了其他等待你處理的部份,這絕對是顧此失彼的極致。

下次唔好喇!

現在的目標當然是如期做足所有工作然後放假吧,但臨急抱佛腳始終不是理想的做法(起碼已不能實踐周長計算及雕琢細節),想日後在工作上有更上一層樓的表現,下次還是早點規劃工作時間表,預留充足時間「揼靚個product佢」啦!

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