【Email技巧】感嘆號勿亂用、避免太幽默 10大貼士保持專業形象

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電郵是打工仔常用的工作工具,特別是早前在家工作期間,用Email溝通的次數會比以往更多。

雖然大家日日都會用電郵,不過,你可能一直不知道正確的電郵禮節規則,而這些錯誤或會影響你的專業形象,甚至帶來其他後果。

雖然大部分打工仔都時常使用電郵溝通,不過,未必每一個人也懂得電郵禮儀。(GettyImages)

職業教練兼《商業禮節要點》一書的作者Barbara Pachter在其書中概述了使用電郵溝通時的基本規則和禮節,如果想在職場人際方面加分,不妨參考以下10個建議。

10個電郵禮儀潛規則(按圖了解):

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1. 主旨清晰直接

人們經常根據電郵主旨來決定是否打開電子郵件,因此,清晰易明的主旨可以令收件者立即明瞭電郵目的。一個好的主旨示例例如,「會議日期已更改」、「有關演講稿的問題」、「A方案提議」等。

2. 使用專業的電郵地址

如果你在公司工作,自然使用公司的電郵地址。但是,如果你是自僱人士,或因其他原因使用個人電郵,便要小心選擇一個大方得體的電郵地址,避免太私人或幼稚的名稱,例如「 babygirl @ ...」、「beerlover @ ...」等。

3. 使用正式的問候語

不要使用太隨意的口語,如「Hey you guys」(嗨,大家好)、「Yo(嗨)」或「Hi folks( 嗨,夥伴們)」等。Hey和Yo是一種非常非正式的稱呼,通常不應在工作場所使用。請改用Hi (你好)或 Hello(你好)。

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4. 謹慎使用感嘆號

如果選擇在電郵中使用感嘆號加強語氣,不應使用多於一個。如果常常使用大量感嘆號,會給人過於情緒化或不成熟的印象。

5. 不用太幽默

沒有正確的語調或面部表情的配合,人們容易對幽默的文字產生誤解。在專業交流中,除非對收件人很了解,否則最好不要讓電郵內容充滿幽默感。此外,你認為有趣的事情可能對其他人而且一點也不有趣,甚至有冒犯的意味。

6. 回覆寄錯的電郵

回覆所有寄給我們的電郵非常困難,不過,如果對方急需回覆,而且與你在同一間公司或在相同行業工作,那便可以幫他一個忙,提醒他發送給正確的收件人。這樣做要花一點額外的時間,但可以提升個人形象。

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7.校對每封電郵

電郵內容或拼寫出錯,輕則被人在背後取笑,重則令人誤解意思或認為你處事不認真。除了使用拼寫檢查外,在發送電郵之前,請重讀幾次內容,盡量減少出錯。曾有主管打算寫Sorry for the inconvenience (抱歉給您帶來的不便),但最後寫成Sorry for the incontinence(抱歉尿失禁)。

8. 選用易於閱讀的字體

商務通信的基本原則是電郵應令他人易於閱讀。最好使用10或12大小以及易於閱讀的字體,例如Arial、Calibri或Times New Roman。至於顏色,黑色是最安全的選擇。

9. 不要寫任何不想讓所有人看到的東西

電子郵件很容易轉發,在寫電郵前,假設其他人都會看到你寫的東西,因此不要寫任何你不想讓所有人看到的東西,例如任何對你的形象有影響或是說他人閒話等。

10. 最後才加電郵地址

不少人都試過在完成電郵前不小心意外發送出去,因此,不論是撰寫或即回覆郵件時,也要先謹慎地刪除收件人的地址,並在確定已準備好發送郵件時才加入它。

(資料來源:Ladders

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