辦公室文具|萬字夾有正反怎正確使用? 5大文儀小事識做顯專業

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身為人父,對於小朋友嘅生活習慣都有多少要求。畢竟手勢嘅嘢自細培養,學壞咗就好難執返正。返工都一樣,如果有一個好老闆由頭開始鉅細無遺咁教你,咁樣日後衰極都有個譜。雖則當年受教嘅時候有時都會覺得相當難頂。

如果冇一個好老闆,咁點算呀?我即管數算下喺舊老闆們身上學到嘅一招半式,大家袋到幾多傍身就即管攞去。

職場文儀用品5件事:

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一:萬字夾都有正反兩邊?

你冇睇錯,萬字夾真係有 the right side 同 the wrong side 。細細個以為個內圈向外翹,出入暢順啲就開心啲。直至舊老闆有次拎住份散收收嘅文件問我發生咩事,再示範用個內圈向入拗去夾住份件,我先至知原來萬字夾係咁用。

(徇眾要求,補圖,左啱右錯,留意內圈尖端)

咁你話釘書釘方便又堅固,做乜要用萬字夾?咁唔係每樣嘢都可以釘窿架嘛,人哋張證書正本你又用釘書機侍候咩唔通?

二: Z 的疑惑

返工總有時候要填表,雖然而家好多系統會喺你輸入資料之後,自動將資料印落表格度,等你慳返填表嘅時間同埋避免手寫肉酸嘅尷尬。不過,表格上嘅空格有時總有空白地方。

試過有一次,我幫個客填完表格之後攞畀老闆睇,爭啲又畀佢問候一大餐:「喂阿哥仔,你呢格完全留白,如果有人出千自己寫啲特殊指示落去,有咩差池係咪你孭?如果有人喺你簽字之後喺張紙上面手寫多一條交易落去,錢銀出入係咪可以入你數?」

自此以後,我見到啲大空格同大留白,都會用個大 Z 去標示:此地無銀,唔好屈人。

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三:顏色筆嘅實際功用

邊個讀書嗰陣冇買過雜色原子筆嘅請舉手。

藍紅綠黑紫,仲未計 Muji 出嗰啲啫喱筆、螢光色。以為純粹係紅色用嚟改錯、黑色要嚟簽名?都唔一定。金融行業大把文件要留 audit trail ,即係負責嘅同事行事嘅證據。自己整咗啲咩出嚟,邊啲欄位嘅數字、人名或戶口號碼要複檢,就靠一剔作為記號。又由於雙崗 (dual control) 可以避免一人做事一人錯,所以要兩個人行 maker-checker system ⋯⋯如果兩個人同埋同一隻色嘅筆,咁有錯要追究嘅時候追邊個?

除咗買文具嗰個,我會話係 checker 錯。邊個叫你同人撞色啫?

四:螢光筆禁足之地

小朋友未必用過傳真機,不過螢光筆就一定用過。粉紅橙黃綠藍紫,溫書喪畫都咪話唔過癮。不過呢,如果返工要 scan 嘢或者 fax 嘢呢,就要諗清楚份嘢有冇經過螢光筆處理喇。

深色如藍、紫色嘅螢光筆將原本文字或圖形覆蓋就固然搞事,用淺色螢光筆標示重點要收件人留意返,一樣可以好搞笑:傳真機嘅另一邊收件嗰個可能都只係見到白雪雪、潔如新嘅原件一張。標?邊度標呀,睇過?

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五:橡筋恆久軟,硬咗永留存

而家咩都 save PDF 、用 email archive ,免得過都唔好儲存正本。不過,好多時候有人簽名嘅真跡都要儲返一段時間 (document retention period) ,客人親筆簽名嘅指示就更加要。試過過有同事懶惰豬將一堆客戶指示用橡筋紮起又唔搵文件套笠住。

當下其實冇咩問題,不過幾年之後當同事攞返出嚟參考、 auditor 巡查睇件甚或夠期 scanning 以便銷毀正本,當年軟滑柔順有彈性嘅橡筋,多年來經歷冷氣房乾燥嘅環境洗禮,已經變得僵直硬繃繃。最核突嘅,咪就係乾硬化嘅橡筋同張紙黐埋一齊,你夾硬扯開都會喺紙上留喺黃色或者紅色嘅痕跡⋯⋯

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【本文透過「方格子直送」計劃合作轉載,作者:賴叔@職場心經,原文:文儀用品五件事



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