深夜12點不是一天的完結？一日之計在「放工」掌控生活時間更容易
編按：想更有效率地掌握每天的時間？心急的你不想浪費任何一分一秒？以下內容節錄自《能見度工作術》一書，或能讓你對「時間管理」有一個全新的想法，助你找出新的工作模式。
早上以最佳狀態全力投入工作後，自然就能提早完成各個任務，下午就能確實感受到待辦事項按計畫減少的成就感。此外，由於從早上就開始累積小小的滿足感，有助於保持積極的工作心態，更有效率的完成工作，帶來愉悅舒適的感受。
我個人習慣在早上全力衝刺，但同時也抱持著「萬一無法維持到下班也沒關係」的心態。
我的想法是，只要在初期取得一定成果，即使後續的工作效率略有下滑，整體而言仍能保持良好的進度。就算真的感覺到效率正在下降，也能靠先前全力衝刺所累積的「成果存款」，讓我從容的休息、調整，轉換心情重新投入。
此外，如果能事先決定好下班時間，就能在下班前集中注意力。由於剩餘時間明確，必須有效的安排進度，避免工作堆積如山。如此一來，就能冷靜的分配工作和判斷優先順序，例如：這件事今天必須完成、那件事明天早上再處理也沒關係。
將下班時間視為一天的終點，也就是說，下班之後就是新的一天。我注意到這一點後，就將一天開始的基準設在下班時間。
我想，大多數人都是在固定的時間點起床，但另一方面，也有許多人為了工作而犧牲與家人相處或睡眠時間，導致作息紊亂。
這就表示，人們其實是為了「起床時間」的日常標準，不得不本末倒置的犧牲其他時光。如果能有明確的下班時間，就能在既定的時間到家，如此一來，就不會打亂家庭或個人的計畫，作息也會更有規律。同時，這也能確保充足的睡眠，避免睡眠不足影響到早晨的充沛精力，從而提高專注力。
對急性子來說，早晨是他們最能發揮實力的黃金時段。確保充足的睡眠，能讓他們每天都能穩定的發揮。
工作總有開始和結束。
然而，在著手一件事之前，起點往往是模糊不清、難以預測的。儘管我們可以透過擬定計畫來掌握進度、勾勒輪廓，但若缺乏明確的終點，就只能漫無目的的盲目奔跑。
正因如此，才要設定截止日期（終點）。設定期限後，就能從你安排的日程反推行動步驟，以適當的節奏前進。
我自己也將這個想法運用在日常的時間管理中。將下班時間視為一天的結束（截止日期），同時也是新的開始，讓我感受到自己正穩定的向前邁進。
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做不來的事就交給別人
急性子的人憑藉迅速的行動力，在意識到自己能做到的同時，也能快速認知到自己做不到的事情。
如同第二章所提到的，在工作中，快速判斷自己的極限和弱點，並果斷放棄做不到的事情，轉而投入其他能做到的事，這種乾脆的態度會成為你的優勢。
如果能毅然決然放棄，就能將空出來的時間用於其他工作，或學習其他技能。
先承認自己做不到，將注意力轉移到找出無法做到的原因，就能加快修正的速度。
尤其在創意產業中，特別容易依賴個人特質。
例如，我原本大多是獨自完成網頁製作的企劃、設計、程式編寫和維護等所有流程，但隨著技術進步和產業發展，我發現有些工作自己無法勝任。從那之後，我開始強化團隊合作，而不是凡事都靠單打獨鬥。
在團隊中加入擁有自己缺乏的技能和專業知識的人才，就能將團隊的成果最大化。以往我習慣獨自完成的工作，現在則由企劃、文案、設計師、工程師等不同職務的人分工合作。
這個重大的思維轉變，讓我深刻體會到及早接受「做不到」的重要性。一個人能完成的工作量和能力是有限的。
隨著年齡增長，表現也會下滑。如果過於執著於一個人完成所有事情，就會一直困在同樣的工作中，無法突破。長遠來看，「自己做比較快」、「教別人太浪費時間」的想法會阻礙自身成長。
教導別人的確很花時間，也很麻煩，但如果部屬或後輩的能力提升，就能大幅提升團隊的整體能力和表現。作為領導者或前輩，自身也會獲得肯定。
這不僅適用於人力和時間，也適用於專業知識。
自主學習固然重要，但透過付費參加研討會、購買專業知識，或是委託專家協助，也能加快達成目標的速度。
有時，選擇單打獨鬥以外的方法才是最快捷徑，別忘了還有委託他人、請教他人、付費取得資源等選項。
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如果你是急性子的領導者
延後處理自己的事情，對於不擅長配合他人步調的急性子來說，是非常犧牲、矛盾，也需要很大勇氣的舉動。但是，這也是一種以工作進度為重的策略。
如果你是一位團隊領導者，建議先完成能為成員做的事情，再開始自己的工作。就結果來說，這樣做才能高效完成工作。
減少等待指示的時間，所有成員就能更快著手工作，整體效率也會提升。此外，成員們也會對領導者總是優先考慮部屬而產生信任感。
雖然把自己的事放到後面處理，會拖延到一開始的進度，但你之後也會發揮急性子的特質，以飛快的速度完成工作。
由於我的職位經常會收到成員報告、想法交流和諮詢等訊息，除非有其他非常緊急的事情，否則我會盡量放下手邊的工作，優先回覆他們。
對性急的我來說，什麼是最理想的狀態？比起只有自己的工作進度最快，營造出整個專案都能有效運作的狀態，我感受到的壓力更小。
即使暫時把自己的需求放在次要，也會因為進入「要在短時間內完成工作」的模式，反而更容易集中注意力、提升生產力。
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列出清單，做完就打勾
如果無法掌握一天的工作量，只專注於眼前的任務，就會導致工作毫無計畫。這樣一來，可能會發生不了解還有哪些事情要做、每天都忙得像無頭蒼蠅卻無法完成工作、忽略重要任務等情況。
明明想快點完成、避免拖延、節省時間，卻在事後才發現效率反而更差。
為了避免這種情況，首先要在工作或專案開始前，將自己必須完成的事項列成清單。如此一來，就能抑制倉促行事的衝動，避免遺漏，並順暢的完成工作。
明確知道自己該做什麼，就能將急性子的能量轉化為積極的動力，比起想到哪做到哪，工作效率會更高。
我十分建議，利用手機的提醒事項或待辦事項等功能來製作清單。
我個人是使用Mac和iOS系統內建的備忘錄應用程式。這個應用程式有製作核取清單的功能，勾選（完成）的項目會自動移到清單下方，積攢下來的完成項目就像是不斷累積的小小成就。同時，隨著清單上的待辦事項減少，也會讓人感到輕鬆。這完美滿足了「想要快點完成」的急性子心理，能帶給人滿滿的成就感。
在清單上，除了當天必須完成的專案名稱外，諸如回覆○○的信件、列印收據、確認○○的進度、倒垃圾等雞毛蒜皮的小事我也會一一列出來。我每天大約會有20到30個待辦事項。
一開始看到這麼多項目，會感到很大的壓力，但同時也會讓我燃起想要快點完成的欲望，眾多的待辦事項會轉化為迫不及待著手的動力。
有了這份待辦事項清單後，我就不再受「那件事怎麼樣了？」的雜念困擾。完成的事情也能乾脆的拋諸腦後。
當然，工作中也會隨時接到新的任務，我會在接到任務後立刻記在備忘錄上，完成後就打勾。不斷重複「新增任務→完成任務→標記完成」，將未完成和已完成的事項清楚分類，這種感覺真是太棒了。
不過，要注意的是，看著滿滿的清單，可能會讓人產生一種「我一直在認真工作」的錯覺。
工作的價值在於成果，而非數量或忙碌程度。因此，在將任務新增到清單上之前，更重要的是思考：這項任務是否真的需要由自己完成，能否委託同事或外部合作夥伴等。
從這個角度來看，將工作列成清單，等同於視覺化自己的工作內容，且能進而引發思考。
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立即回覆不見得是最好的方法
急性子只要收到對方的訊息，就會想盡快回覆。然而，立即回覆不一定總是最好的做法。
如果是透過電子郵件處理行政事務，盡快回覆自然會讓對方感到開心；相反的，如果是需要仔細思考的事情，太快回覆可能會讓對方覺得，你只是套用了回覆訊息的模板、沒有認真思考。即使你在短時間得到很好的點子，卻讓對方產生這樣的誤解，那就太可惜了。這種情況下，建議先保留該想法，等到期限前再回覆。
以下是幾個適合優先回應的狀況：
．客戶或使用者的提問。
．問題處理。
．重要郵件。
．行政作業等需要其他人接續處理的情況。
．專案進度報告。
．初次接觸、詢問。
．確認時程或預約。
以下情況則建議稍微忍耐，不要馬上回覆（避免造成誤會或讓對方反感）：
．企劃或想法的提案。
．複雜的報價。
．需要準確和可靠的調查、情報。
重點是不要只看任務本身，而是要觀察、體諒，並讓對方感到滿意。
學會根據狀況調整答覆的時機，就能從回覆速度快的人，變成速度快又準確的人，進一步提升對方對你的信任。
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刻意留白
我身為一名設計師，我在設計中最重視的一個元素就是「留白」。
留白並非單純指什麼都沒有的地方，而是刻意留下有意義的空間。正是因為有了空白，才能感受到設計背後的餘韻，並產生良好的緊張感。
日曆上的空格、空閒的時間……一旦看到空白就會有一股想填補它的衝動，但有時候我們必須刻意留白。急性子可能不太具備這種思維。
性急的人往往會將注意力放在空著的部分，不自覺的想要填滿它。然而，沒有空間就意味著你無法吸收新事物。
更好的創意、對未來的思考，大多是在有餘裕的情況下產生的。
既然憑藉著急性子的特質，能順利的提前完成工作，那麼偶爾踩個煞車停下來也無妨。
儘管這看似停滯不前，但刻意創造空間，並利用空閒時間規畫未來、思考創意，這就像是對未來的自己進行投資，確實的向前邁進。
當你急急忙忙的行動、從一大早就火力全開、行程快要滿檔時，請有意識的踩煞車，為自己留白。
空出一大段時間放鬆、嘗試短暫休息、決定不加班、決定不在假日工作，只要能做到其中任何一件事，你就能擁有餘裕。
書名：《急性子的不累工作法》
作者：原弘始，創意總監、Design Studio L執行董事長
譯者：卓惠娟
【本文獲「大是文化」授權轉載。】