只用「死力」工作就是蠢！學懂「八二法則」判斷哪些事「不用做」

編按：上班時，每件事都用上100%心機去處理是不可能的。以下內容節錄自《100天就有成果！八二法則管理實務》一書，它將教會大家「不做不重要的事」有多麼重要。

每當你看到一間成功的企業，就表示曾有人做出大膽的決定。

我們都同意，在商業界中，做重要的事很重要。另一方面，做不重要的事看似不會帶來什麼負面影響，實則會浪費本應用來處理重要事務的時間、人力和其他資產，對企業造成傷害。這兩個觀點很有價值，因為它們會直接引導你進入做出任何商業決策的第一步和第二步。

第一步：決定什麼事重要、什麼事不重要。
第二步：做重要的事；不做不重要的事。

很簡單吧？你只需要知道如何決定什麼是重要的、什麼不是。這個決定在某些方面很複雜，需要根據經驗、專業知識、對相關技術的認識、創新、趨勢、價格點（按：經濟學中，價格與需求曲線交會的點）、價格敏感度等要素進行研判，要得出這些因素必須經過市場研究和深思熟慮。然而，在這麼多的要素之中，有一項關鍵元素格外容易理解，那是從豌豆莖和豌豆莢開始的故事。

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豌豆教我們的事

在第一節中，我們曾提到過帕雷托這個人。1848年出生於巴黎的帕雷托，是人們所謂的博學家。他對所有事物都充滿興趣，他的職業生涯始於土木工程師，同時也對社會學、政治學、經濟學和哲學有著重要的貢獻。而且他總是會抽出時間進行另外一項重要的愛好：園藝。即使是博學家也需要逃離日常工作。但對帕雷托來說，他無法不用大腦做分析。當他計算出，花園裡只有20％的豌豆莖，生產了80％健康的豌豆莢時，透過耐心的觀察，他確定這不是僥倖，而是普遍的事實，這項發現使他靈光乍現。

他將自己對花園豌豆的觀察，應用到各領域中「分布不均」的現象。他將概念由豌豆植物移轉至義大利的財富分配上（儘管出生在巴黎，帕雷托的大部分工作生涯都在義大利度過）。他確定全國80％的土地僅由20％的人口擁有。然後，他再把概念應用在工業生產的特點上。根據帕雷托的計算顯示，80％的工業生產，只來自20％的工業公司。最終，他將八二法則應用於幾乎所有可衡量、有成效的人類活動，然後得出結論：在任何人類活動中，80％的結果都來自於20％的行動。

這就是帕雷托法則，或所謂的八二法則。如果你想表達得更為宏觀，也可以把它稱為「關鍵少數定律」（The Law of The Vital Few）。如果你喜歡更務實的說法，你可以根據八二法則區隔出「關鍵少數」（Critical Few）與「瑣碎多數」（Trivial Many）。總之，帕雷托法則斷言，少數的行動、原因或輸入，會產生大多數的結果、輸出或獎勵。這對企業來說更重要的是，帕雷托法則允許我們將「多數」和「少數」這兩個詞轉化為一個粗略的比例：八十比二十。

這項觀察結果到底有多誇張？好吧，先把這法則應用到你自己身上。以帕雷托法則來衡量，你所獲得的80％，來自你花在20％工作上的時間。換句話說，你所做的80％的工作（你付出的努力其中的五分之四）基本上是無關緊要的。真慘！

或許當我解釋「你」這個詞，指的是「某個人」、「我們」或「每個人」時，你會稍微好過些。因為你不孤單，我們都在同一條船上。你可能會覺得難以置信，因為它與我們自己，或任何合優秀工作的期望互相矛盾。但帕雷托原則不應被當作對個人的批評，這是以觀察為根據的結果。從豌豆莖的生長，到工人、工匠和專業人士的工作，原因與結果、投入與產出、努力與回報之間，全都存在著這樣不平衡的情形。八二法則適用於工作、市場、客戶、產品等，幾乎囊括了商業的所有面向。與其試圖逃避或否認它，不如接受它、利用它，透過這項原則提升績效與公司的競爭優勢。

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測量，是為了改進

高層主管、經理和員工們經常抱怨，他們組織中的報告層層傳遞、數量過多。舉例而言，1960年代曾為《華盛頓郵報》（The Washington Post）撰稿，並在具有影響力的雜誌和網站《進步》（The Progressive）擔任政治和文化主題編輯的埃爾溫．諾爾（Erwin Knoll），曾指出：「紐約心理衛生局（The New York Department of Mental Hygiene）製作並發布一份繪有3頁插圖的備忘錄，說明該如何切分一塊英式鬆餅」。

但根據我的經驗，問題不是出在瑣碎的事情或報告太多，而在許多報告，僅僅用來匯整一些數據測量的結果。當然，一份真正有用的報告的確要從數據評估開始，但這些報告最終應該要寫出，測量的結果該如何應用於改進工作。如果這些報告能著重於如何實現改進，而不只是衡量當前狀況，那麼就不會有人會抱怨報告太多了。

八二法則以數字的衡量為根據，旨在陳述事實。經營團隊和經理人有責任將這個原則，從原本的觀察變成應用，將測量的結果用於改進。我知道這很難（愛默生說的），但思考是必要的。如果你希望明天與今天不同，就要在今天做出不同的事。你可以利用八二法則，了解到如何做到「不一樣的事」。

首先將八二法則應用在你的客戶、市場、產品和流程上。這項法則的目的，不是要你觀察然後就收工了，而是確認真正關鍵的事，並將你的資源投入到這些機會中。與其繼續投入80％的努力來獲得20％的成果（把資源從重要的事調走，並且浪費在不重要的事上），倒不如將你的客戶和產品細分來提高績效，以確保你的組織將其大部分資源投入到最高效的產品和客戶上。

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利用四分法刪除必要之惡

想要將客戶和產品細分，就要從八二法則的第一個基本工具開始，那就是「四分法」（Quartile）。四分法則為第二個更強大的工具奠定了基礎，即「象限」（Quadrant）或「四方格」（Quad）。

請先從一年的銷售量（出貨）資料，區分產品與客戶。請確保你的資料中包括以下資訊：商品（和任何重要的商品詳細資訊）、客戶（以及任何重要的顧客資訊）、銷售額、數量、使用的材料成本（如果沒有材料的成本，銷貨成本也可以），以及由此產生的獲利率。

一、依銷售額、營收、周轉率對你的產品進行排名。
二、將排序後的產品，均分為四等分（例如，如果你有1,000個產品，則每一等分包含了250個產品）。
三、依總營收、占總營收的百分比、獲利、占獲利的百分比、最大產品銷售額和最低產品銷售額，摘要說明每一等分的數據。
四、針對客戶數據，重複第一到第三步驟，進行分類。

通常一到四等分的典型銷售分布為89％、7％、3％和1％。如果銷售分布在第一等分中占的比例較多，代表業務具有高於平均水準的複雜度。

在單獨使用四分法時要特別小心。我曾參與過一次八二法則的實施，刪減了四等分中最低兩等分的產品。結果發生了什麼事？我們收到了來自讓我們賺最多錢客戶的「情書」。因為被刪減的產品之中，有一些是「必要之惡」，這些是獲利不佳但是必須提供的商品，因為某些重要客戶需要這些東西。四分法或許是面向單一的戰術，雖然它能提供你不少有用的資訊，但不能單獨依賴它。

書名：《100天就有成果！八二法則管理實務》
作者：比爾．卡納迪（Bill Canady），芝加哥大學商學院MBA，獲利成長營運系統（PGOS）創始人
譯者：呂佩憶

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