【自我管理】為開會而開會、唔熄咪 7個視像會議時不應犯的錯誤

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新冠肺炎令不少打工仔公司推行員工在家工作(work from home),連帶打工仔進行視像會議的機會亦增加。

在過去的幾星期中,不少打工仔因為在家工作而需要使用Zoom等網上會議工具。不過,不少人指,網上會議浪費時間兼低效率。如果你想提升網上會議的效能,不妨看看自己或同事有沒有犯以下7個錯處。

在新型肺炎疫情下,不少公司安排員工利用視像會議工具開會,希望維持企業正常運作。(Unsplash)

為了令公司在新型肺炎疫情下維持正常運作,不少企業都會使用視像會議工具開會。不過,剛開始使用Zoom等工具時,打工仔可能會覺得不適應,甚至有一些錯漏百出的情況出現,例如忘記關咪等,導致開會效率大降。

7個視像會議時不應犯的錯誤:(按圖了解)

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1.【沒有議程】

視像會議很容易脫離話題或持續太長時間,令與會者感到失去焦點或魂遊太虛。因此,在開始會議之前,一定要先制訂清晰的議程,令大家都明白當天開會的目的並保持進度。

在會議期間可以將議程以點列方式放在屏幕上,有助於組織會議內容以及預計開會花費的時間。

2.【缺少程序】

如果會議沒有設置輪流發言的流程,那麼大家很容易在無意間不斷打斷對方的說話,破壞會議的進行。

試想一想,如果開會時你一句,我一句回答問題或是評論,簡單一個議題可能要花很長時間才有結論。制定團隊成員參與的流程,由主持人指揮,讓團隊成員舉手說話,確保所有人保持專注。

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3.【沒有重點】

其中一個最令人無言的網上會議,就是集合了一眾團隊成員,但談論的話題是絕對可以用電郵取代,或是大部分內容都與大多與會者無關。

在決定開會之前,應先了解不同員工負責的工作範圍,如果當天討論的重點與他無關,便不用請他加入會議,可選用直接通話或電郵等方式解決。如果某個主題需要大量討論和計劃,那麼絕對可以進行網上會議。但是,如果只是確認某件事的情況,那麼用電話、WhatsApp、電郵交代是完全可以接受的。

4.【環境嘈吵】

一些有小孩的打工仔在家工作時,很多時候都會被孩子打斷工作。香港人屋細細,要找到一個理想的工作空間有一定難度。

不過,理想的環境對有效率的視像會議非常重要,當中包括安靜和明亮的地方,令打工仔可以集中精神工作,避免錯過通話的重點或重要的問題。如果客廳和睡房都被「佔領」,廁所可能會是一個好選擇。

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5.【多任務處理】

在視像通話時,很容易分心處理其他事情,如檢查電話、回覆電郵等,這些事情容易處理,而且不耗時,不過,在那短短幾秒至幾分鐘之間,你的注意力完全轉移開去,有機會錯過會議的重點,影響團隊的進度。

6.【一直開咪】

不說話時保持麥克風打開會分散其他與會者的注意力,尤其是當每個人都在同時講話。你可能以為自己打電話時沒有背景雜音,但是麥克風收音能力很高,在很多情況下,別人會聽到來自不同背景的雜音,令人非常煩躁。

7.【不投入】

有些人在視像會議時總是完全不在狀態,雙目呆滯,又不會提出問題及發表意見,令與會者及發言者感到不受尊重。

如果你想增加投入度,可以嘗試在開會的過程中抄寫筆記,方便在之後的討論作參考,以及提醒自己討論的重點和問題。

(資料來源:Ladders

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